Cik izmaksā nevajadzīgu dokumentu glabāšana uzņēmumā?

Lasīšanas laiks: aptuveni 8–10 minūtes

Saturs

1. Dokumentu glabāšana – vairāk nekā arhīvs
2. Kādas izmaksas rada nevajadzīgu dokumentu glabāšana?
3. Dokumenti nozīmē arī atbildību
4. Dokumentu glabāšanas termiņi – kāpēc tie ir svarīgi?
5. Personas dati un GDPR
6. Kā saprast, ka arhīvs jāpārskata?
7. Dokumentu dzīves cikls
8. Biežākās kļūdas dokumentu pārvaldībā
9. Dokumentu iznīcināšana
10. Biežāk uzdotie jautājumi
11. Secinājumi

Cik izmaksā nevajadzīgu dokumentu glabāšana uzņēmumā?

Uzņēmuma dokumenti ir viens no svarīgākajiem informācijas resursiem. Tie apliecina darījumus, dokumentē pieņemtos lēmumus, nodrošina normatīvo aktu prasību izpildi un kalpo kā pierādījumi juridisku, finanšu un administratīvu jautājumu risināšanā.

Tāpēc dokumentu glabāšana nav tikai administratīvs pienākums. Tā ir būtiska uzņēmuma pārvaldības, risku vadības un informācijas drošības sastāvdaļa.

Vienlaikus dokumentu uzkrāšanās ir neizbēgama. Katru dienu uzņēmumos tiek radīti jauni līgumi, rēķini, personāla dokumenti, projektu materiāli, klientu dokumentācija un cita informācija. Daļa no šiem dokumentiem jāglabā vairākus gadus, citi – ievērojami ilgāk, bet atsevišķi dokumenti saglabājami pastāvīgi.

Tomēr dokumentu glabāšana nav beztermiņa process. Katram dokumentam ir savs dzīves cikls – no izveides līdz drošai iznīcināšanai. Ja dokumenti tiek glabāti ilgāk, nekā to nosaka normatīvie akti vai uzņēmuma faktiskās vajadzības, tie no vērtīga informācijas resursa kļūst par administratīvu slogu.

Nevajadzīgu dokumentu uzglabāšana rada izmaksas, palielina informācijas drošības riskus un sarežģī dokumentu pārvaldību. Lai gan šīs sekas ne vienmēr ir redzamas finanšu pārskatos, ilgtermiņā tās ietekmē uzņēmuma efektivitāti un resursu izmantošanu.

Dokumentu glabāšana ir nepārtraukts pārvaldības process

Dokumentu glabāšana nenozīmē tikai dokumentu novietošanu arhīva plauktā. Tā ir daļa no dokumentu dzīves cikla un ietver:

• dokumentu klasificēšanu;
• uzskaiti un reģistrēšanu;
• drošu uzglabāšanu;
• piekļuves tiesību pārvaldību;
• glabāšanas termiņu uzraudzību;
• dokumentu pieejamības nodrošināšanu;
• dokumentu dzīves cikla noslēgšanu.

Neatkarīgi no tā, vai dokumenti tiek glabāti uzņēmuma arhīvā vai pie ārpakalpojuma sniedzēja, uzņēmums saglabā atbildību par tajos esošās informācijas drošību.

Kādas izmaksas rada nevajadzīgu dokumentu glabāšana?

Visredzamākās ir izmaksas par arhīva telpām un aprīkojumu, tomēr tās veido tikai daļu no kopējām izmaksām.

Mazāk pamanāmas, taču bieži vien būtiskākas ir netiešās izmaksas:

• darbinieku laiks dokumentu meklēšanai;
• arhīva administrēšana;
• dokumentu uzskaite;
• papildu plaukti un arhīva kastes;
• telpu uzturēšana;
• informācijas drošības nodrošināšana.

Jo lielāks kļūst arhīvs, jo sarežģītāk kļūst pārvaldīt tajā esošo informāciju.

Pat dažas minūtes, kas regulāri tiek patērētas dokumentu meklēšanai, gada laikā var pārvērsties desmitiem darba stundu.

Dokumenti nozīmē arī atbildību

Uzņēmumu arhīvos bieži glabājas dokumenti, kuros ietverti:

• personas dati;
• finanšu informācija;
• komercnoslēpumi;
• klientu dati;
• personāla informācija.

Kamēr dokumenti tiek glabāti, uzņēmumam ir pienākums nodrošināt to:

• konfidencialitāti;
• integritāti;
• pieejamību;
• aizsardzību pret nesankcionētu piekļuvi.

Jo ilgāk tiek glabāti dokumenti, kuriem vairs nav pamatojuma, jo ilgāk uzņēmums uzņemas atbildību par tajos esošajiem datiem.

Kāpēc dokumentu glabāšanas termiņi ir svarīgi?

Dokumentu glabāšanas termiņi palīdz nodrošināt līdzsvaru starp nepieciešamību saglabāt dokumentus un pienākumu neuzglabāt tos ilgāk, nekā tas ir nepieciešams.

Latvijā dokumentu glabāšanas prasības nosaka:

• Arhīvu likums;
• Ministru kabineta noteikumi Nr. 748 “Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi”;
• Grāmatvedības likums;
• citi speciālie normatīvie akti.

Dokumentu glabāšanas termiņa beigas nenozīmē automātisku iznīcināšanu. Uzņēmumam vispirms jāizvērtē, vai dokumenta turpmākai glabāšanai joprojām pastāv juridisks vai praktisks pamatojums.

Personas dati un GDPR

Ja dokumenti satur personas datus, uzņēmumam jāievēro Vispārīgās datu aizsardzības regulas (GDPR) prasības.

Viens no regulas pamatprincipiem paredz, ka personas dati jāglabā ne ilgāk, kā tas nepieciešams nolūkam, kādam tie iegūti.

Tas nozīmē, ka uzņēmumam regulāri jāizvērtē, vai dokumentu turpmāka glabāšana joprojām ir pamatota.

Kā saprast, ka arhīvs jāpārskata?

Parasti nepieciešamību sakārtot arhīvu signalizē vairākas pazīmes:

• arhīva telpas kļūst pārpildītas;
• dokumentu atrašana kļūst laikietilpīga;
• nav veikta glabāšanas termiņu pārskatīšana;
• regulāri tiek iegādāti jauni plaukti vai arhīva kastes;
• uzņēmums gatavojas biroja pārcelšanai vai digitalizācijai.

Regulāra arhīva izvērtēšana palīdz uzturēt efektīvu dokumentu pārvaldību.

Biežākās kļūdas dokumentu pārvaldībā

Praksē uzņēmumi visbiežāk pieļauj šādas kļūdas:

• dokumenti tiek glabāti ilgāk, nekā nepieciešams;
• netiek regulāri pārskatīti glabāšanas termiņi;
• nav noteikta dokumentu iznīcināšanas kārtība;
• arhīvā nav nodalīti aktīvie un neaktīvie dokumenti;
• dokumentu iznīcināšana netiek dokumentēta.

Šādas situācijas palielina administratīvo slogu un informācijas drošības riskus.

Dokumentu iznīcināšana noslēdz dokumenta dzīves ciklu

Ja dokumentam ir beidzies glabāšanas termiņš un nepastāv pienākums to glabāt ilgāk, dokumenta dzīves cikls ir noslēdzams.

Droša dokumentu iznīcināšana nodrošina, ka dokumentos esošo informāciju vairs nav iespējams atjaunot vai izmantot.

Neatkarīgi no izvēlētā risinājuma būtiski ir nodrošināt, lai process būtu:

• drošs;
• kontrolējams;
• izsekojams;
• dokumentēts.

Biežāk uzdotie jautājumi

Vai uzņēmums drīkst glabāt dokumentus ilgāk par noteikto termiņu?

Jā, ja tam ir objektīvs juridisks vai praktisks pamatojums, piemēram, tiesvedība vai audits.

Vai personas datus saturošus dokumentus drīkst izmest makulatūrā?

Nē. Tie jāiznīcina tā, lai informāciju vairs nebūtu iespējams atjaunot.

Vai elektroniskajiem dokumentiem arī ir glabāšanas termiņi?

Jā. Glabāšanas termiņi attiecas uz dokumenta saturu neatkarīgi no tā formāta.

Cik bieži vajadzētu pārskatīt arhīvu?

Laba prakse ir arhīvu izvērtēt regulāri, piemēram, reizi gadā vai pirms būtiskām organizatoriskām izmaiņām.

Secinājumi

Efektīva dokumentu pārvaldība nenozīmē pēc iespējas ilgāku dokumentu glabāšanu. Tās mērķis ir nodrošināt, ka dokumenti ir pieejami tik ilgi, cik tie nepieciešami uzņēmuma darbībai un normatīvo aktu prasību izpildei, bet pēc tam tiek droši un kontrolēti izņemti no aprites.

Regulāra glabāšanas termiņu izvērtēšana, sakārtots arhīvs un pārdomāta dokumentu dzīves cikla pārvaldība palīdz samazināt administratīvās izmaksas, efektīvāk izmantot uzņēmuma resursus un mazināt informācijas drošības riskus.

Sakārtots arhīvs nav tikai kārtības jautājums. Tas ir uzņēmuma pārvaldības kvalitātes, atbildīgas informācijas aprites un ilgtspējīgas dokumentu pārvaldības apliecinājums.

Par rakstu

Raksts sagatavots, balstoties uz Latvijas normatīvo aktu prasībām dokumentu pārvaldības jomā, Vispārīgās datu aizsardzības regulas (GDPR) principiem un Šrēderejas praktisko pieredzi darbā ar uzņēmumu dokumentu pārvaldības un drošas dokumentu iznīcināšanas procesiem.

Normatīvie akti un avoti

Saeima (2019). Arhīvu likums. https://likumi.lv/ta/id/221810-arhivu-likums

Eiropas Parlaments un Padome. (2016). Eiropas Parlamenta un Padomes Regula (ES) 2016/679 (2016. gada 27. aprīlis) par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un par šādu datu brīvu apriti (Vispārīgā datu aizsardzības regula). Eiropas Savienības Oficiālais Vēstnesis, L119, 1–88. https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj

Saeima (2021). Grāmatvedības likums. (2021). https://likumi.lv/ta/id/324249-gramatvedibas-likums

Ministru kabinets. (2024). Ministru kabineta noteikumi Nr. 282 “Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi”. https://likumi.lv/ta/id/303219-dokumentu-un-arhivu-parvaldibas-noteikumi