Ваша корзина сейчас пуста
Время чтения: примерно 8–10 минут
Содержание
- Хранение документов — больше, чем архив
- Какие расходы создает хранение ненужных документов?
- Документы означают и ответственность
- Сроки хранения документов – почему они важны?
- Персональные данные и GDPR
- Как понять, что архив нуждается в пересмотре?
- Жизненный цикл документа
- Распространенные ошибки в управлении документами
- Утилизация документов
- Часто задаваемые вопросы
- Выводы
Сколько стоит хранение ненужных документов в компании?
Документы предприятия являются одним из важнейших информационных ресурсов. Они удостоверяют сделки, документируют принятые решения, обеспечивают выполнение нормативных требований и служат доказательствами при решении юридических, финансовых и административных вопросов.
Поэтому хранение документов — это не просто административная обязанность. Это неотъемлемая часть корпоративного управления, управления рисками и информационной безопасности.
Одновременное накопление документов неизбежно. Ежедневно предприятия создают новые договоры, счета, кадровые документы, проектные материалы, документацию клиентов и другую информацию. Часть этих документов необходимо хранить несколько лет, другие – значительно дольше, а отдельные документы подлежат постоянному хранению.
Тем не менее, хранение документов не является бессрочным процессом. У каждого документа есть свой жизненный цикл – от создания до безопасного уничтожения. Если документы хранятся дольше, чем это установлено нормативными актами или фактическими потребностями предприятия, они из ценного информационного ресурса превращаются в административное бремя.
Хранение ненужных документов создает расходы, увеличивает риски информационной безопасности и усложняет управление документами. Хотя эти последствия не всегда видны в финансовой отчетности, в долгосрочной перспективе они влияют на эффективность и использование ресурсов предприятия.
Хранение документов — это непрерывный управленческий процесс
Хранение документов — это не просто размещение документов на архивной полке. Это часть жизненного цикла документа и включает в себя:
- классификация документов;
- учет и регистрация;
- безопасное хранение;
- управление правами доступа;
- мониторинг сроков хранения;
- обеспечение доступности документов;
- завершение жизненного цикла документа.
Независимо от того, хранятся ли документы в архиве компании или у внешнего поставщика услуг, компания сохраняет ответственность за безопасность содержащейся в них информации.
ФАКТС
Хранение документов не заканчивается архивированием. Ответственность за документы сохраняется на протяжении всего срока их хранения, до момента их надежного выбытия из оборота.
Какие расходы создает хранение ненужных документов?
Наиболее существенными являются расходы на архивные помещения и оборудование, однако они составляют лишь часть общих расходов.
Менее заметны, но зачастую более существенны косвенные расходы:
- время работников на поиск документов;
- управление архивами;
- учет документов;
- дополнить полки и архивные коробки;
- обслуживание помещений;
- Обеспечение информационной безопасности.
Чем больше становится архив, тем сложнее становится управлять находящейся в нем информацией.
Даже несколько минут, регулярно затрачиваемых на поиск документов, за год могут превратиться в десятки рабочих часов.
📦
ПРАКТИЧЕСКИЙ ПРИМЕР
Что на самом деле означает 200 коробок архива?
Предположим, что в архиве компании хранится 200 архивных коробок документы,
Срок хранения курицы уже истек.
Даже если эти документы не используются ежедневно, компания по-прежнему продолжает:
- обеспечить их хранение;
- вести учет документов;
- арендовать офис или складское помещение;
- обеспечить защиту содержащейся в них информации.
Заключение:
ресурсы компании используются для хранения документов, которые больше не имеют юридического или практического значения. Чем больше становится такой архив, тем выше становятся косвенные расходы и административная нагрузка.
ресурсы компании используются для хранения документов, которые больше не имеют юридического или практического значения. Чем больше становится такой архив, тем выше становятся косвенные расходы и административная нагрузка.
Документы означают и ответственность
На предприятиях часто хранятся документы, содержащие:
- персональные данные;
- финансовая информация;
- коммерческие тайны;
- данные клиента;
- информация о персонале.
Пока документы хранятся, компания обязана обеспечить их:
- конфиденциальность;
- целостности;
- доступность;
- защита от несанкционированного доступа.
Чем дольше хранятся документы, которые больше не имеют обоснования, тем дольше компания несет ответственность за содержащиеся в них данные.
Почемусроки хранения документов важны?
Сроки хранения документов помогают обеспечить баланс между необходимостью сохранения документов и обязанностью не хранить их дольше, чем это необходимо.
Latvijā dokumentu glabāšanas prasības nosaka:
- Закон об архивах;
- Постановление Кабинета министров № 748 “Правила управления документами и архивами”;
- Закон о бухгалтерском учете;
- городские специальные нормативные акты.
Окончание срока хранения документов не означает их автоматическое уничтожение. Компания должна сначала оценить, существуют ли для дальнейшего хранения документов юридические или практические основания.
Обзор
Наиболее распространенные документы
Сроки хранения документов зависят от типа документа и применимых нормативных актов.
| Категория документа | Срок хранения |
|---|---|
| 📁 Бухгалтерские документы | В соответствии с Законом о бухгалтерском учете |
| 👥 Кадровые документы | В зависимости от типа документа |
| 🤝 Договоры | В зависимости от договора и срока обязательств |
| Документы по охране труда | В соответствии со специальными нормативными актами |
| Документы по закупкам | В соответствии с применимым законодательством |
ВАЖНО
Точный срок хранения документа всегда определяется исходя из вида конкретного документа и применимых к нему нормативных актов. Сроки хранения документов одной категории могут различаться в зависимости от их юридического значения и применимого регулирования.
Персональные данные и GDPR
Если документы содержат персональные данные, компания должна соблюдать требования Общего регламента по защите данных (GDPR).
Один из основополагающих принципов регламента предусматривает, что персональные данные должны храниться не дольше, чем это необходимо для целей, для которых они были собраны.
Это означает, что компания должна регулярно оценивать, обосновано ли дальнейшее хранение документов.
Как понять, что архив нуждается в пересмотре?
Обычно о необходимости упорядочить архив сигнализируют несколько признаков:
- архивные помещения переполняются;
- поиск документов становится трудоемким;
- не проведена переоценка сроков хранения;
- регулярно закупаются новые полки или архивные коробки;
- компания готовится к переезду офиса или к цифровизации.
Регулярная оценка архива помогает поддерживать эффективное управление документами.
ИНФОГРАФИКА
Жизненный цикл документов
Каждый документ имеет определенный жизненный цикл — от его создания до безопасного вывода из эксплуатации.
Эффективное управление документами означает управление каждым из этих этапов.
📝
1. Создание документов
Документ подготовлен и зарегистрирован.
➜
💼
2. Ежедневное использование
Документ используется в деятельности предприятия.
➜
📦
3. Архивирование
Документ передается на хранение в архив.
➜
🔎
4. Оценка срока
Проводится оценка, следует ли продолжать хранение документа.
✅
Турпина глабат
Если документы по-прежнему имеют юридическое, административное или практическое значение, их хранение продолжается в течение установленного срока.
🗑️
Мгновенное уничтожение
Если срок хранения истек и нет обязанности хранить документ, он надежно выводится из оборота.
💬
Комментарий эксперта
Регулярная оценка архива снижает риски
Во многих компаниях архив пересматривается только тогда, когда не хватает места для хранения документов. Однако более эффективным подходом является регулярная — например, раз в год — оценка сроков хранения документов и их актуальности.
Регулярный пересмотр архива помогает поддерживать упорядоченную систему управления документами, снижать административную нагрузку, улучшать доступность информации и своевременно выявлять документы, для хранения которых больше нет юридических или практических оснований.
Одновременно такой подход помогает снизить риски, связанные с хранением персональных данных и другой конфиденциальной информации, а также способствует соблюдению нормативных актов и требований информационной безопасности.
Распространенные ошибки в управлении документами
На практике компании чаще всего допускают следующие ошибки:
- документы хранятся дольше, чем необходимо;
- сроки хранения не пересматриваются регулярно;
- нет установленного порядка уничтожения документов;
- в архиве нет разделения активных и неактивных документов;
- Уничтожение документов не документируется.
Такие ситуации увеличивают административную нагрузку и риски информационной безопасности.
Уничтожение документов завершает жизненный цикл документа
Если срок хранения документов истек, и нет обязательства хранить их дольше, жизненный цикл документа может быть завершен.
Безопасное уничтожение документов гарантирует, что информация, содержащаяся в документах, больше не может быть восстановлена или использована.
Независимо от выбранного решения, важно обеспечить, чтобы процесс был:
- безопасный;
- контролируемый;
- изсекаем;
- документировано.
Часто задаваемые вопросы
Может ли компания хранить документы дольше установленного срока?
Да, если для этого есть объективные юридические или практические основания, например, судебное разбирательство или аудит.
Можно ли выбрасывать документы, содержащие персональные данные, в макулатуру?
Нет. Их необходимо уничтожить таким образом, чтобы информацию больше нельзя было восстановить.
Есть ли сроки хранения у электронных документов?
Да. Сроки хранения касаются содержания документа независимо от его формата.
Как часто следует пересматривать архив?
Хорошей практикой является регулярная оценка архивов, например, раз в год или перед существенными организационными изменениями.
Выводы
Эффективное управление документами не означает их как можно более долгое хранение. Его цель — обеспечить, чтобы документы были доступны столько, сколько они необходимы для деятельности компании и выполнения нормативных требований, а затем были безопасно и контролируемо выведены из обращения.
Регулярная оценка сроков хранения, упорядоченный архив и продуманное управление жизненным циклом документов помогают снизить административные расходы, более эффективно использовать ресурсы компании и уменьшить риски информационной безопасности.
Упорядоченный архив — это не просто вопрос порядка. Это свидетельство качества корпоративного управления, ответственного документооборота и устойчивого управления документами.
О статьях
Статья подготовлена на основе требований нормативных актов Латвии в области документооборота, принципов Общего регламента по защите данных (GDPR) и Шрёдер практический опыт работы с процессами управления документами компании и безопасного уничтожения документов.
Нормативные акты и источники
Сейма (2019). Закон об архивах. https://likumi.lv/ta/id/221810-arhivu-likums
Европейский парламент и Совет. (2016). Регламент Европейского парламента и Совета (ЕС) 2016/679 от 27 апреля 2016 года о защите физических лиц в отношении обработки персональных данных и о свободном движении таких данных (Общий регламент по защите данных). Официален вестник на Европейския съюз, L119, 1–88. https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj
Сейма (2021). Закон о бухгалтерском учете. (2021). https://likumi.lv/ta/id/324249-gramatvedibas-likums
Кабинет министров. (2024). Правила Кабинета министров № 282 “Правила документооборота и архивного дела”. https://likumi.lv/ta/id/303219-dokumentu-un-arhivu-parvaldibas-noteikumi