Teie ostukorv on hetkel tühi
Lugemisaeg: umbes 8–10 minutit
Sisukord
- Dokumentide säilitamine – rohkem kui lihtsalt arhiiv
- Milliseid kulusid tekitab tarbetute dokumentide säilitamine?
- Dokumendid tähendavad ka vastutust
- Dokumentide säilitustähtajad – miks need on olulised?
- Isikuandmed ja GDPR
- Kuidas aru saada, et arhiivi tuleb läbi vaadata?
- Dokumendi elutsükkel
- Kõige sagedasemad vead dokumentide haldamisel
- Dokumentide hävitamine
- Korduma kippuvad küsimused
- Järeldused
Kui palju maksab ettevõttes mittevajalike dokumentide hoidmine?
Ettevõtte dokumendid on üks olulisemaid teabeallikaid. Need tõendavad tehinguid, dokumenteerivad vastu võetud otsuseid, tagavad õigusaktide nõuete täitmise ning toimivad tõenditena õigus-, rahandus- ja haldusküsimuste lahendamisel.
Seetõttu ei ole dokumentide säilitamine pelgalt halduslik kohustus. See on ettevõtte juhtimise, riskijuhtimise ja infoturbe oluline osa.
Samas on dokumentide kogunemine vältimatu. Iga päev koostatakse ettevõtetes uusi lepinguid, arveid, personalidokumente, projektimaterjale, kliendidokumente ja muud teavet. Osa neist dokumentidest tuleb säilitada mitu aastat, teisi märkimisväärselt kauem, kuid mõningaid dokumente tuleb säilitada püsivalt.
Dokumentide säilitamine ei ole siiski tähtajatu protsess. Igal dokumendil on oma elutsükkel – alates loomisest kuni turvalise hävitamiseni. Kui dokumente säilitatakse kauem, kui seda näevad ette õigusaktid või ettevõtte tegelikud vajadused, muutuvad need väärtuslikust teabeallikast halduskoormuseks.
Tarbetute dokumentide säilitamine tekitab kulusid, suurendab infoturberiske ja muudab dokumentide haldamise keerulisemaks. Kuigi need tagajärjed ei pruugi alati kajastuda finantsaruannetes, mõjutavad need pikemas perspektiivis ettevõtte tõhusust ja ressursside kasutamist.
Dokumentide säilitamine on pidev haldusprotsess
Dokumentide säilitamine ei tähenda ainult dokumentide paigutamist arhiiviriiulile. See on osa dokumentide elutsüklist ja hõlmab:
- dokumentide klassifitseerimine;
- arvestuse pidamine ja registreerimine;
- ohutu ladustamine;
- juurdepääsuõiguste haldamine;
- säilitusaja jälgimine;
- dokumentide kättesaadavuse tagamine;
- dokumendi elutsükli lõpetamine.
Sõltumata sellest, kas dokumendid hoitakse ettevõtte arhiivis või allhankija juures, jääb ettevõte vastutavaks nendes sisalduva teabe turvalisuse eest.
FAKT
Dokumentide säilitamine ei lõpe arhiveerimisega. Vastutus dokumentide eest säilib kogu nende säilitamisaja jooksul, kuni need turvaliselt ringlusest kõrvaldatakse.
Milliseid kulusid tekitab tarbetute dokumentide säilitamine?
Kõige silmatorkavamad on arhiiviruumide ja seadmete kulud, kuid need moodustavad vaid osa kogukuludest.
Vähem märgatavad, kuid sageli olulisemad on kaudsed kulud:
- töötajate aeg dokumentide otsimiseks;
- arhiivi haldamine;
- dokumentide arvestus;
- lisariiulid ja arhiivikastid;
- ruumide hooldus;
- infoturbe tagamine.
Mida suuremaks arhiiv muutub, seda keerulisemaks muutub selles sisalduva teabe haldamine.
Isegi need mõned minutid, mida regulaarselt kulutatakse dokumentide otsimisele, võivad aasta jooksul kujuneda kümneteks töötundideks.
📦
PRAKTILINE NÄIDE
Mida tähendavad tegelikult 200 arhiivikasti?
Oletame, et ettevõtte arhiivis hoitakse 200 arhiivikasti koos dokumentidega,
mille säilitusaja on juba lõppenud.
Isegi kui neid dokumente igapäevaselt ei kasutata, jätkab ettevõte siiski:
- tagada nende säilitamine;
- pidada dokumentide arvestust;
- hõivata büroo- või laopinda;
- tagada seal sisalduva teabe kaitse.
Järeldus:
Ettevõtte ressursse kasutatakse selliste dokumentide säilitamiseks, millel ei ole enam õiguslikku ega praktilist tähtsust. Mida suuremaks selline arhiiv muutub, seda suuremaks muutuvad ka kaudsed kulud ja halduskoormus.
Ettevõtte ressursse kasutatakse selliste dokumentide säilitamiseks, millel ei ole enam õiguslikku ega praktilist tähtsust. Mida suuremaks selline arhiiv muutub, seda suuremaks muutuvad ka kaudsed kulud ja halduskoormus.
Dokumendid tähendavad ka vastutust
Ettevõtete arhiivides hoitakse sageli dokumente, mis sisaldavad:
- isikuandmed;
- finantsteave;
- ärisaladused;
- kliendiandmed;
- töötajate andmed.
Dokumendite säilitamise ajal on ettevõttel kohustus tagada, et:
- konfidentsiaalsus;
- terviklikkus;
- kättesaadavus;
- kaitse volitamata juurdepääsu eest.
Mida kauem säilitatakse dokumente, mille säilitamisel enam põhjendust ei ole, seda kauem kannab ettevõte vastutust nendes sisalduvate andmete eest.
Miks on dokumentide säilitustähtajad olulised?
Dokumentide säilitamistähtajad aitavad tagada tasakaalu dokumentide säilitamise vajaduse ja kohustuse vahel mitte säilitada neid kauem, kui on vaja.
Lätis on dokumentide säilitamise nõuded järgmised:
- Arhiiviseadus;
- Ministrite kabineti määrus nr 748 “Dokumentide ja arhiivide haldamise eeskirjad”;
- Raamatupidamisseadus;
- muud erialased õigusaktid.
Dokumendi säilitustähtaja lõpp ei tähenda automaatset hävitamist. Ettevõte peab kõigepealt hindama, kas dokumendi edasiseks säilitamiseks on endiselt õiguslik või praktiline põhjendus.
ÜLEVAADE
Kõige sagedamini esinevad dokumendid
Dokumentide säilitamistähtajad sõltuvad dokumendi liigist ja selle suhtes kohaldatavatest õigusaktidest.
| Dokumentide kategooria | Kõlblikkusaeg |
|---|---|
| 📁 Raamatupidamisdokumendid | Vastavalt raamatupidamisseadusele |
| 👥 Personali dokumendid | Sõltuvalt dokumendi liigist |
| 🤝 Lepingud | Sõltuvalt lepingu ja kohustuste kehtivusajast |
| 🦺 Tööohutuse dokumendid | Vastavalt asjaomastele õigusaktidele |
| 📑 Hankedokumendid | Vastavalt kehtivatele õigusaktidele |
OLULINE
Dokumendi täpne säilitamisaeg tuleb alati kindlaks määrata, hinnates konkreetse dokumendi liiki ja selle suhtes kohaldatavaid õigusakte. Ühe kategooria dokumentide säilitustähtajad võivad erineda sõltuvalt nende õiguslikust tähtsusest ja kohaldatavatest õigusaktidest.
Isikuandmed ja GDPR
Kui dokumendid sisaldavad isikuandmeid, peab ettevõte järgima isikuandmete kaitse üldmääruse (GDPR) nõudeid.
Üks määruse põhimõtetest näeb ette, et isikuandmeid tohib säilitada ainult nii kaua, kui on vajalik selle eesmärgi täitmiseks, milleks need koguti.
See tähendab, et ettevõte peab regulaarselt hindama, kas dokumentide edasine säilitamine on endiselt põhjendatud.
Kuidas aru saada, et arhiivi tuleb läbi vaadata?
Tavaliselt viitavad arhiivi korrastamise vajadusele mitmed märgid:
- arhiiviruumid on ülerahvastatud;
- dokumentide leidmine muutub aeganõudvaks;
- säilitusaja läbivaatamist ei ole teostatud;
- ostetakse regulaarselt uusi riiuleid või arhiivikaste;
- ettevõte valmistub kontori ümberkolimiseks või digitaliseerimiseks.
Arhiivi regulaarne hindamine aitab tagada tõhusa dokumendihalduse.
INFOGRAAFIKA
Dokumendi elutsükkel
Igal dokumendil on kindlaksmääratud elutsükkel – alates selle loomisest kuni turvalise kõrvaldamiseni ringlusest.
Tõhus dokumentide haldamine tähendab iga nimetatud etapi haldamist.
📝
1. Dokumendi koostamine
Dokument koostatakse ja registreeritakse.
➜
💼
2. Igapäevane kasutamine
Seda dokumenti kasutatakse ettevõtte tegevuses.
➜
📦
3. Arhiveerimine
Dokument antakse arhiivi hoiule.
➜
🔎
4. Tähtaja hindamine
Hinnatakse, kas dokumendi säilitamist tuleks jätkata.
✅
Jätkab hoidmist
Kui dokumendil on endiselt õiguslik, halduslik või praktiline tähtsus, jätkatakse selle säilitamist vastavalt kehtestatud tähtajale.
🗑️
Ohutu hävitamine
Kui säilitamistähtaeg on möödunud ja dokumendi säilitamise kohustust enam ei ole, kõrvaldatakse see turvaliselt ringlusest.
💬
EKSPERDI KOMMENTAAR
Arhiivi regulaarne hindamine vähendab riske
Paljudes ettevõtetes vaadatakse arhiivi läbi alles siis, kui dokumentide hoidmiseks jääb ruumi puudu. Kuid tõhusam lähenemisviis on regulaarselt – näiteks kord aastas – hinnata dokumentide säilitustähtaegu ja nende aktuaalsust.
Arhiivi regulaarne läbivaatamine aitab hoida dokumendihaldussüsteemi korras, vähendada halduskoormust, parandada teabe kättesaadavust ja tuvastada õigeaegselt dokumendid, mille säilitamisel puudub enam õiguslik või praktiline põhjendus.
Samal ajal aitab selline lähenemisviis vähendada isikuandmete ja muu konfidentsiaalse teabe säilitamisega seotud riske ning soodustab õigusaktide ja infoturbenõuete täitmist.
Kõige sagedasemad vead dokumentide haldamisel
Praktikas teevad ettevõtted kõige sagedamini järgmisi vigu:
- dokumente säilitatakse kauem, kui vaja;
- säilitusajaid ei vaadata regulaarselt üle;
- dokumentide hävitamise korda ei ole kindlaks määratud;
- arhiivis ei ole eraldatud aktiivseid ja mitteaktiivseid dokumente;
- dokumentide hävitamist ei dokumenteerita.
Sellised olukorrad suurendavad halduskoormust ja infoturberiske.
Dokumentide hävitamine lõpetab dokumendi elutsükli
Kui dokumendi säilitamistähtaeg on lõppenud ja puudub kohustus seda kauem säilitada, tuleb dokumendi elutsükkel lõpetada.
Dokumentide turvaline hävitamine tagab, et dokumentides sisalduvat teavet ei ole enam võimalik taastada ega kasutada.
Sõltumata valitud lahendusest on oluline tagada, et protsess oleks:
- turvaline;
- kontrollitav;
- jälgitav;
- dokumenteeritud.
Korduma kippuvad küsimused
Kas ettevõttel on lubatud dokumente säilitada kauem kui ettenähtud tähtaeg?
Jah, kui sellel on objektiivne õiguslik või praktiline põhjendus, näiteks kohtumenetlus või audit.
Kas isikuandmeid sisaldavaid dokumente tohib visata vanapaberisse?
Ei. Need tuleb hävitada nii, et teavet ei oleks enam võimalik taastada.
Kas ka elektroonilistel dokumentidel on säilitustähtajad?
Jah. Säilitustähtajad kehtivad dokumendi sisu suhtes, sõltumata selle vormingust.
Kui tihti tuleks arhiivi läbi vaadata?
Hea tava on arhiive regulaarselt läbi vaadata, näiteks kord aastas või enne olulisi organisatsioonilisi muudatusi.
Järeldused
Tõhus dokumentide haldamine ei tähenda dokumentide võimalikult pikka säilitamist. Selle eesmärk on tagada, et dokumendid oleksid kättesaadavad nii kaua, kui need on vajalikud ettevõtte tegevuseks ja õigusaktide nõuete täitmiseks, kuid seejärel eemaldatakse need turvaliselt ja kontrollitult ringlusest.
Säilitusaja regulaarne hindamine, korrastatud arhiiv ja läbimõeldud dokumentide elutsükli haldamine aitavad vähendada halduskulusid, kasutada ettevõtte ressursse tõhusamalt ja vähendada infoturberiske.
Korrastatud arhiiv ei ole pelgalt korra küsimus. See on tunnistus ettevõtte juhtimise kvaliteedist, vastutustundlikust teabekäitlusest ja jätkusuutlikust dokumendihaldusest.
Artikli kohta
Artikkel on koostatud, tuginedes Läti dokumentide haldamise valdkonna õigusaktide nõuetele, isikuandmete kaitse üldmääruse (GDPR) põhimõtetele ja Schröderid praktiline kogemus ettevõtte dokumentide haldamise ja dokumentide turvalise hävitamise protsessidega.
Õigusaktid ja allikad
Saeima (2019). Arhiiviseadus. https://likumi.lv/ta/id/221810-arhivu-likums
Euroopa Parlament ja nõukogu. (2016). Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) 2016/679 (27. aprill 2016) füüsiliste isikute kaitse kohta isikuandmete töötlemisel ja selliste andmete vaba liikumise kohta (üldine andmekaitsemäärus). Euroopa Liidu Ametlik Teataja, L119, 1–88. https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj
Saeima (2021). Raamatupidamisseadus. (2021). https://likumi.lv/ta/id/324249-gramatvedibas-likums
Ministrite kabinet. (2024). Ministrite kabineti määrus nr 282 “Dokumentide ja arhiivide haldamise eeskirjad”. https://likumi.lv/ta/id/303219-dokumentu-un-arhivu-parvaldibas-noteikumi