Jūsų krepšelis šiuo metu tuščias
Skaitymo trukmė: maždaug 8–10 minučių
Turinys
- Dokumentų saugojimas – daugiau nei archyvas
- Kokios išlaidos susidaro dėl nereikalingų dokumentų laikymo?
- Dokumentai reiškia ir atsakomybę
- Dokumentų saugojimo terminai – kodėl jie svarbūs?
- Asmens duomenys ir GDPR
- Kaip suprasti, kad reikia peržiūrėti archyvą?
- Dokumento gyvavimo ciklas
- Dažniausios dokumentų valdymo klaidos
- Dokumentų naikinimas
- Dažniausiai užduodami klausimai
- Išvados
Kiek kainuoja nereikalingų dokumentų laikymas įmonėje?
Įmonės dokumentai yra vieni svarbiausių informacijos išteklių. Jie patvirtina sandorius, dokumentuoja priimtus sprendimus, užtikrina norminių aktų reikalavimų vykdymą ir tarnauja kaip įrodymai sprendžiant teisinius, finansinius ir administracinius klausimus.
Todėl dokumentų saugojimas yra ne tik administracinis reikalas. Tai esminė verslo valdymo, rizikos valdymo ir informacijos saugos dalis.
Dokumentų kaupimasis yra neišvengiamas. Kiekvieną dieną įmonėse sukuriami nauji sutartys, sąskaitos, personalo dokumentai, projektinė medžiaga, klientų dokumentacija ir kita informacija. Dalį šių dokumentų reikia saugoti kelerius metus, kitus – žymiai ilgiau, o atskirus dokumentus – nuolat.
Tačiau dokumentų saugojimas nėra neterminuotas procesas. Kiekvienas dokumentas turi savo gyvavimo ciklą – nuo sukūrimo iki saugaus sunaikinimo. Jei dokumentai saugomi ilgiau nei numatyta teisės aktais ar faktiniais įmonės poreikiais, jie iš vertingo informacijos šaltinio tampa administracine našta.
Nereikalingų dokumentų laikymas sukelia išlaidas, didina informacijos saugumo riziką ir apsunkina dokumentų valdymą. Nors šios pasekmės ne visada matomos finansinėse ataskaitose, ilgainiui jos daro įtaką įmonės efektyvumui ir išteklių naudojimui.
Dokumentų saugojimas yra nuolatinis valdymo procesas
Dokumentų saugojimas nereiškia tik dokumentų padėjimo archyvo lentynoje. Tai yra dokumentų gyvavimo ciklo dalis ir apima:
- dokumentų klasifikavimas;
- atskaitīšana ir reģistrēšana;
- saugus saugojimas;
- prieigos teisių valdymas;
- saugojimo terminų stebėjimas;
- dokumentų prieinamumo užtikrinimą;
- dokumentų gyvavimo ciklo pabaigos.
Nepriklausomai nuo to, ar dokumentai saugomi įmonės archyve ar išoriniame paslaugų teikėjo, įmonė išlieka atsakinga už juose esančios informacijos saugumą.
FAKTAS
Dokumentų saugojimas nesibaigia archyvavimu. Atsakomybė už dokumentus išlieka per visą jų saugojimo laikotarpį, kol jie saugiai pašalinami iš apyvartos.
Kokios išlaidos susidaro dėl nereikalingų dokumentų laikymo?
Vislabāk zināmas, bet tikai daļu no kopējām izmaksām sudaro archyvu patalpu iranga.
Mažiau pastebimos, bet dažnai svarbesnės yra netiesioginės išlaidos:
- darbuotojų laikas dokumentų paieškai;
- archyvo administravimas;
- dokumentų apskaita;
- papildomi plaukimo ir archyviniai stalčiai;
- pastato priežiūra;
- Informacijos saugos užtikrinimas.
Kuo didesnis tampa archyvas, tuo sunkiau jame esančią informaciją valdyti.
Keliolika minučių, kasdien skiriamų dokumentų paieškai, per metus gali virsti dešimtimis darbo valandų.
📦
PRAKTINIS PAVYZDYS
Ką iš tiesų reiškia 200 archyvinių dėžučių?
Tarkime, kad įmonės archyve saugomi 200 archyvo dėžių dokumentams,
kurio galiojimo laikas jau pasibaigė.
Nors šie dokumentai kasdien nenaudojami, įmonė vis tiek tęsia:
- užtikrinti jų saugojimą;
- laikyti dokumentų apskaitą;
- užimti biuro ar sandėlio patalpas;
- užtikrinti juose esančios informacijos apsaugą.
Išvada:
įmonės ištekliai naudojami dokumentams laikyti, kurie nebeturi juridinės ar praktinės reikšmės. Kuo didesnis tampa toks archyvas, tuo didesnės tampa ir netiesioginės išlaidos bei administracinė našta.
įmonės ištekliai naudojami dokumentams laikyti, kurie nebeturi juridinės ar praktinės reikšmės. Kuo didesnis tampa toks archyvas, tuo didesnės tampa ir netiesioginės išlaidos bei administracinė našta.
Dokumentai reiškia ir atsakomybę
Įmonių archyvuose dažnai saugomi dokumentai, kuriuose pateikiama:
- asmens duomenys;
- finansinė informacija;
- komercslēpumi;
- klientu dati;
- darbuotojų informacija.
Kol dokumentai laikomi, įmonė privalo užtikrinti jų:
- konfidencialumas;
- vientisumo;
- prieinamumą;
- apsaugą nuo neteisėtos prieigos.
Kuo ilgiau saugomi nepagrįsti dokumentai, tuo ilgiau įmonė prisiima atsakomybę už juose esančius duomenis.
Kodėl svarbu laikytis dokumentų saugojimo terminų?
Dokumentų saugojimo terminai padeda užtikrinti pusiausvyrą tarp poreikio saugoti dokumentus ir pareigos jų nelaikyti ilgiau, nei reikia.
Lietuvoje dokumentų saugojimo reikalavimus nustato:
- Archyvų įstatymas;
- Ministru kabineta noteikumi Nr. 748 “Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi”;
- Buhalterinės apskaitos įstatymas;
- kiti specialie norminiai aktai.
Dokumentų saugojimo terminui pasibaigus, jie nebūtinai sunaikinami automatiškai. Įmonė pirmiausia turi įvertinti, ar dokumento tolesnis saugojimas vis dar turi teisinį ar praktinį pagrindimą.
APŽVALGA
Dažniausiai pasitaikantys dokumentai
Dokumentų saugojimo terminai priklauso nuo dokumento rūšies ir jam taikomų teisės aktų.
| Dokumentų kategorija | Tinkamumo terminas |
|---|---|
| 📁 Apskaitos dokumenti | Pagal Buhalterijos įstatymą |
| Personāla dokumentai | Priklausomai nuo dokumento tipo |
| 🤝 Sutartys | Atsižvelgiant į sutarties ir įsipareigojimų terminą |
| Darbo saugos dokumentai | Pagal specialiuosius norminius aktus |
| 📑 Pirkimo dokumentai | Pagal taikomą reglamentavimą |
SVARBU
Tikslus dokumentų saugojimo terminas visada nustatomas įvertinant konkretaus dokumento tipą ir jam taikomus norminius aktus. Tų pačių kategorijų dokumentų saugojimo terminai gali skirtis priklausomai nuo jų juridinės reikšmės ir taikomų nuostatų.
Asmens duomenys ir GDPR
Jei dokumentuose yra asmens duomenų, įmonė privalo laikytis Bendrojo duomenų apsaugos reglamento (BDAR) reikalavimų.
Vienas iš reglamento pagrindinių nuostatų yra ta, kad asmens duomenys turi būti saugomi ne ilgiau, nei tai būtina tikslu, kuriam jie buvo surinkti.
Tai reiškia, kad įmonė turėtų reguliariai vertinti, ar dokumentų saugojimas vis dar yra pagrįstas.
Kaip suprasti, kad reikia peržiūrėti archyvą?
Paprastai archyvo tvarkymo poreikį signalizuoja kelios priežastys:
- archyvo patalpos tampa perpildytos;
- dokumentų paieška tampa imli laikui;
- nėra peržiūrėti saugojimo terminai;
- reguliariai perkamos naujos lentynos arba archyvinės dėžės;
- įmonė ruošiasi perkelti biurą arba skaitmeninti.
Reguliari archyvo vertinimas padeda palaikyti efektyvų dokumentų valdymą.
INFOGRAFIKA
Dokumento gyvavimo ciklas
Kiekvienas dokumentas turi savo gyvavimo ciklą – nuo jo sukūrimo iki saugaus išregistravimo.
Efektyvus dokumentų valdymas reiškia kiekvieno iš šių etapų valdymą.
📝
1. Dokumento sukūrimas
Dokumentas yra parengtas ir registruojamas.
➜
💼
2. Kasdienis naudojimas
Dokumentas naudojamas įmonės veikloje.
➜
📦
3. Archyvavimas
Dokumentas perduodamas saugoti į archyvą.
➜
🔎
4. Termino vertinimas
Įvertinta, ar dokumento saugojimą reikia tęsti.
✅
Turpina glabāt
Jei dokumentas vis dar turi teisinę, administracinę ar praktinę reikšmę, jo saugojimas tęsiamas nustatytą laikotarpį.
🗑️
Saugi sunaikinimas
Jei saugojimo terminas baigėsi ir nėra prievolės saugoti dokumentų, jis saugiai pašalinamas iš apyvartos.
💬
EKSPERTO KOMENTARAS
Reguliarus archyvo vertinimas sumažina riziką
Daugelyje įmonių archyvas peržiūrimas tik tada, kai trūksta vietos dokumentams laikyti. Tačiau efektyvesnis būdas yra reguliariai – pavyzdžiui, kartą per metus – įvertinti dokumentų saugojimo terminus ir aktualumą.
Reguliari archyvo peržiūrėjimas padeda palaikyti tvarkingą dokumentų valdymo sistemą, sumažinti administracinę naštą, pagerinti informacijos prieinamumą ir laiku nustatyti dokumentus, kurių saugoti nebėra teisinio ar praktinio pagrindo.
Vienu laiku šāda pieeja padeda mazināt riskus, kas saistīti ar personas duomenų ir kitos konfidencialios informacijos saugojimu, taip pat skatina atitikimą norminių aktų ir informacijos saugumo reikalavimams.
Dažniausios dokumentų valdymo klaidos
Praktinėje veikloje įmonės dažniausiai daro šias klaidas:
- dokumentai laikomi ilgiau nei reikia;
- saugomų laikotarpių nepakankamai dažnai peržiūrima;
- dokumentų naikinimo tvarka nenustatyta;
- archyve nėra atskirtų aktyvių ir neaktyvių dokumentų;
- dokumentų naikinimas nedokumentuojamas.
Tokios situacijos didina administracinę naštą ir informacijos saugos riziką.
Dokumentų naikinimas užbaigia dokumento gyvavimo ciklą
Jei dokumento saugojimo terminas pasibaigė ir nėra prievolės jo saugoti ilgiau, dokumento gyvavimo ciklas gali būti baigtas.
Saugi dokumentų naikinimas užtikrina, kad dokumentuose esanti informacija nebegali būti atkurta ar panaudota.
Nepriklausomai nuo pasirinkto sprendimo, svarbu užtikrinti, kad procesas būtų:
- sargs;
- kontroliuojamas;
- išsekęs;
- dokumentuota.
Dažniausiai užduodami klausimai
Ar uzņēmums drīkst glabāt dokumentus ilgāk par noteikto termiņu?
Taip, jei tam yra objektyvus teisinis ar praktinis pagrindimas, pavyzdžiui, teismo procesas ar auditas.
Ar personas duomenis turinčiais dokumentais galima daryti vieną iš šių dalykų: 1. **Sunakinti juos taip, kad identifikuoti asmens duomenų nepavyktų.** Tai galima padaryti šiais būdais: * **Smulkinant dokumentus specialiu smulkintuvu.** Tai yra saugiausias ir rekomenduojamas būdas. * **Sudeginti dokumentus.** * **Išplauti dokumentus vandenyje, kol jie visiškai suyra.** 2. **Sudėti juos į maišą ir išmesti į šiukšles, jei jie yra sunakinti.** Svarbu, kad duomenys nebūtų lengvai įskaitomi. **Atkreipkite dėmesį:** Makulatūra, kurioje yra lengvai įskaitomų asmens duomenų, nėra saugi. Rekomenduojama visus su asmens duomenimis susijusius dokumentus tinkamai sunakinti prieš išmetant.
Ne. Juos reikia sunaikinti taip, kad informacijos nebūtų įmanoma atkurti.
Arī elektroniniams dokumentams taikomi saugojimo terminai.
Taip. Laikymo terminai taikomi dokumento turiniui, nepriklausomai nuo jo formato.
Kaip dažnai reikėtų peržiūrėti archyvą?
Labai praktiška ir reguliariai vertinti archyvus, pavyzdžiui, kartą per metus arba prieš atliekant esminius organizacinius pokyčius.
Išvados
Efektyvus dokumentų valdymas nereiškia dokumentų saugojimo kuo ilgiau. Jo tikslas – užtikrinti, kad dokumentai būtų prieinami tol, kol jie reikalingi įmonės veiklai ir teisės aktų reikalavimų vykdymui, o po to būtų saugiai ir kontroliuojamai išimti iš apyvartos.
Reguliariai peržiūrint saugojimo terminus, tvarkingai archyvuojant ir apgalvotai dokumentų gyvavimo ciklo valdymui padeda sumažinti administracines išlaidas, efektyviau panaudoti įmonės išteklius ir sumažinti informacijos saugumo riziką.
Sutvarkytasarchyvas – tai ne tik tvarkos klausimas. Tai įmonės valdymo kokybės, atsakingo informacijos srauto ir tvaraus dokumentų valdymo patvirtinimas.
Apie rašymą
Straipsnis parengtas, remiantis Latvijos teisės aktais, reglamentuojančiais dokumentų valdymą, Bendrojo duomenų apsaugos reglamento (BDAR) principais ir Šrederis praktinę patirtį dirbant su įmonių dokumentų valdymu ir saugiu dokumentų naikinimo procesais.
Norminiai aktai ir šaltiniai
Saeima (2019). Archyvų įstatymas. https://likumi.lv/ta/id/221810-arhivu-likums
Europos Parlamentas ir Taryba. (2016). 2016 m. balandžio 27 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentas (ES) 2016/679 dėl fizinių asmenų apsaugos tvarkant asmens duomenis ir dėl laisvo tokių duomenų judėjimo (Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas). Europos Sąjungos oficialusis leidinys, L119, 1–88. https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj
Saeima (2021). Buhalterinės apskaitos įstatymas. (2021). https://likumi.lv/ta/id/324249-gramatvedibas-likums
Ministrų kabinetas. (2024). Ministru kabineta noteikumi Nr. 282 “Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi”. https://likumi.lv/ta/id/303219-dokumentu-un-arhivu-parvaldibas-noteikumi