Jūsu grozs pašlaik ir tukšs
Dokumentu iznīcināšan: No konfidenciālas informācijas līdz otrreizējai izejvielai
Lasīšanas laiks: aptuveni 10 minūtes
Uzņēmumos dokumentu iznīcināšana bieži uztver kā dokumenta dzīves cikla beigas. Papīrs tiek sasmalcināts, informācija vairs nav salasāma, un šķiet, ka ar to process ir noslēdzies.
Taču patiesībā dokumenta dzīves cikla noslēgums ir nedaudz plašāks.
Pirms dokumenta iznīcināšanas ir jāpārliecinās, vai to vispār drīkst iznīcināt. Iznīcināšanas laikā jānodrošina dokumentā ietvertās informācijas aizsardzība. Savukārt pēc dokumenta drošas iznīcināšanas pats papīrs var turpināt savu dzīves ciklu jau pavisam citā lomā — kā otrreizējai pārstrādei izmantojams materiāls.
Tādēļ dokumentu iznīcināšana nav tikai veids, kā atbrīvot vietu arhīvā. Tā ir daļa no plašāka dokumentu un informācijas pārvaldības procesa, kurā satiekas informācijas drošība, normatīvo prasību ievērošana un atbildīga resursu izmantošana.
Šajā rakstā aplūkosim, kas ar dokumentiem notiek pēc to izņemšanas no aprites, kāpēc sasmalcināšana un papīra pārstrāde nav viens un tas pats process un kā dokumenta dzīves cikls turpinās pēc tam, kad tajā ietvertā informācija vairs nav nepieciešama.
Dokumenta dzīves cikls nebeidzas ar arhivēšanu
Dokumenta dzīves cikls sākas brīdī, kad dokuments tiek izveidots vai saņemts. Tas tiek izmantots uzņēmuma ikdienas darbībā, sistematizēts un glabāts tik ilgi, cik nepieciešams konkrētajam mērķim vai to paredz piemērojamās prasības.
Taču arhivēšana nav automātiski dokumenta pēdējais posms.
Pienāk brīdis, kad jāizvērtē dokumenta turpmākā glabāšana. Ja dokumentam joprojām ir juridiska, administratīva, praktiska vai arhīviska nozīme, tā glabāšana turpinās. Savukārt dokumentus, kuriem glabāšanas termiņš ir beidzies un kuru saglabāšanai vairs nepastāv cits pamats, atbilstoši piemērojamajai kārtībai var atlasīt iznīcināšanai.
Arhīvu likumā dokumenta iznīcināšana definēta kā neatgriezeniska informācijas vai tās nesēja likvidēšana. Tas ļoti precīzi raksturo procesa būtību: dokumentu iznīcināšanas mērķis nav vienkārši samazināt papīra daudzumu, bet panākt, lai informācija vairs nebūtu izmantojama.
INFOGRAFIKA
Dokumenta dzīves cikls
📝
Izveide
➜
💼
Izmantošana
➜
🗄️
Arhivēšana
➜
🔎
Termiņa izvērtēšana
↓
✅
Turpina glabāt
✂️
Droša iznīcināšana
↓
♻️
Otrreizējā pārstrāde
FAKTS
Dokumenta iznīcināšana nav tas pats, kas dokumenta izmešana.
Iznīcināšanas mērķis ir neatgriezeniski likvidēt dokumentā esošo informāciju vai tās nesēju.
Iznīcināšanas mērķis ir neatgriezeniski likvidēt dokumentā esošo informāciju vai tās nesēju.
Kas patiesībā notiek dokumentu iznīcināšanas laikā?
Papīra dokumentu gadījumā drošas iznīcināšanas pamatā ir dokumenta fiziska pārveidošana tādā formā, kurā sākotnēji ietvertā informācija vairs nav praktiski izmantojama.
Visbiežāk tas tiek panākts ar mehānisku smalcināšanu.
Taču informācijas drošības ziņā svarīgas nav tikai dažas sekundes, kuru laikā dokuments iziet cauri smalcināšanas iekārtai. Nozīme ir visam procesam — dokumentu uzglabāšanai pirms iznīcināšanas, piekļuves kontrolei, dokumentu pārvietošanai, pašai iznīcināšanai un procesa dokumentēšanai.
Šrēderejas izmantotajā modelī dokumentu iznīcināšana notiek klienta teritorijā, un uzņēmuma mājaslapā norādīts DIN 66399 P-4 drošības līmenis, kā arī sertifikāta izsniegšana pēc pakalpojuma.
Tomēr neatkarīgi no izvēlētā pakalpojuma sniedzēja princips ir viens: konfidenciālai informācijai jābūt aizsargātai līdz brīdim, kad tā ir pienācīgi iznīcināta.
Kāpēc dokumentus nevar vienkārši izmest makulatūrā?
Šeit būtiski nošķirt divas darbības — informācijas iznīcināšanu un materiāla pārstrādi.
Papīra ievietošana makulatūras konteinerā pati par sevi nepadara dokumentā ietverto informāciju nepieejamu. Ja dokuments konteinerā nonāk pilnā un salasāmā formā, tajā joprojām ir tie paši personas dati, finanšu informācija, līguma nosacījumi vai komercinformācija, kas tajā bija pirms izmešanas.
Tāpēc konfidenciālu dokumentu gadījumā pareizā secība ir pretēja: vispirms jānovērš iespēja izmantot dokumentā ietverto informāciju un tikai pēc tam materiāls var turpināt ceļu pārstrādes apritē.
Šis princips ir nozīmīgs arī personas datu pārvaldībā. GDPR nosaka glabāšanas ierobežojuma principu — personas dati identificējamā formā nav glabājami ilgāk, nekā tas nepieciešams nolūkiem, kuriem tos apstrādā, izņemot regulā paredzētos gadījumus. Tas nenozīmē, ka jebkurš dokuments pēc noteikta laika automātiski jāiznīcina; vispirms jāņem vērā arī citi juridiskie pienākumi un dokumentam piemērojamais glabāšanas termiņš.
PRAKTISKS PIEMĒRS
Uzņēmums ikgadējās arhīva pārskatīšanas laikā konstatē dokumentu kopumu, kura noteiktais glabāšanas termiņš ir beidzies un kura turpmākai saglabāšanai nav cita pamata.
Dokumentos atrodas bijušo klientu dati, līgumu informācija un uzņēmuma iekšējā informācija.
Ja šīs mapes vienkārši ievietotu papīra pārstrādes konteinerā, tajās esošā informācija vēl būtu salasāma. Savukārt, ja dokumenti vispirms tiek atbilstoši iznīcināti un tikai pēc tam sasmalcinātais materiāls nonāk otrreizējās pārstrādes apritē, abi procesa mērķi ir skaidri nodalīti.
Vispirms informācijas aizsardzība
→
pēc tam materiāla atkārtota izmantošana.
→
pēc tam materiāla atkārtota izmantošana.
Vai sasmalcinātu dokumentu iespējams atjaunot?
Tas ir atkarīgs no izmantotās iznīcināšanas metodes.
Ja papīra dokumentu vienkārši pārplēš uz pusēm vai sagriež dažās lielās daļās, dokumenta saturs ne vienmēr ir neatgriezeniski iznīcināts. Fragmentus teorētiski iespējams savietot, un daļa informācijas var saglabāties salasāma.
Tieši tādēļ dokumentu iznīcināšanā izmanto noteiktas drošības pakāpes un sasmalcināšanas metodes. Jo sensitīvāka informācija, jo būtiskāk izvēlēties tai atbilstošu iznīcināšanas risinājumu.
Turklāt pēc fiziskas sasmalcināšanas papīra ceļš var turpināties. Otrreizējās pārstrādes procesā papīrs tiek pārveidots šķiedru masā un zaudē sākotnējā dokumenta fizisko struktūru.
Kas notiek ar sasmalcināto papīru?
Šeit sākas dokumenta dzīves cikla daļa, kas bieži paliek neredzama.
Pēc drošas dokumentu iznīcināšanas pats papīrs ne vienmēr kļūst par bezvērtīgu atkritumu. Dokumentā ietvertā informācija ir iznīcināta, taču materiāls joprojām var būt izmantojams kā otrreizējā izejviela.
Sasmalcinātais papīrs tiek nodots tālāk otrreizējās pārstrādes apritē. Atkarībā no materiāla kvalitātes, šķirošanas prasībām un konkrētās pārstrādes ķēdes tas var tikt sagatavots turpmākai papīra šķiedru izmantošanai.
Pārstrādes procesā papīrs tiek pārveidots šķiedru masā, attīrīts no pārstrādei nevēlamiem piemaisījumiem un sagatavots atkārtotai izmantošanai. Iegūtās šķiedras atkarībā no to īpašībām un konkrētā pārstrādātāja tehnoloģijas var izmantot jaunu papīra un kartona produktu ražošanā.
Šeit būtiska ir viena nianse: nav korekti apgalvot, ka konkrēta uzņēmuma iznīcinātie dokumenti vienmēr pārtop kādā noteiktā gala produktā. Pārstrādes ķēdes, materiālu plūsmas un ražošanas tehnoloģijas atšķiras.
Tāpēc precīzāk ir runāt par materiāla atgriešanu otrreizējās pārstrādes apritē.
INFOGRAFIKA
Dokumenta ceļš pēc iznīcināšanas
📄
Dokuments
Informācijas nesējs uzņēmuma apritē.
➜
✂️
Droša iznīcināšana
Informācija tiek neatgriezeniski izņemta no aprites.
➜
📦
Sasmalcināts papīrs
Materiāls vairs nepilda dokumenta funkciju.
➜
♻️
Otrreizējās pārstrādes aprite
Papīrs tiek sagatavots turpmākai pārstrādei.
➜
🔄
Otrreizējā izejviela
Papīra šķiedras var izmantot jaunu materiālu un produktu ražošanā.
Dokumentu iznīcināšana un aprites ekonomika
Tieši šajā punktā satiekas divi sākotnēji atšķirīgi mērķi — informācijas drošība un resursu atkārtota izmantošana.
Informācijas drošības skatījumā uzņēmuma mērķis ir panākt, lai informācija, kurai vairs nav pamatotas nepieciešamības atrasties apritē, nekļūtu pieejama nepiederošām personām.
Savukārt materiālu apsaimniekošanas skatījumā nav nepieciešams iznīcināt pašu papīra šķiedru vērtību tikai tāpēc, ka tajā kādreiz atradusies konfidenciāla informācija.
Tādēļ abi procesi var sekot viens otram.
Vispirms tiek iznīcināta informācija. Pēc tam tiek izmantots materiāls.
Šāda pieeja ļauj uz dokumenta dzīves cikla beigām skatīties nevis tikai kā uz atkritumu radīšanu, bet kā uz kontrolētu pāreju no informācijas nesēja uz materiālu, ko iespējams atgriezt apritē.
💬
EKSPERTA KOMENTĀRS
Dokumenta dzīves cikls jānoslēdz tikpat rūpīgi, kā tas tiek uzsākts
Uzņēmumos daudz uzmanības tiek pievērsts tam, kā dokumentus pareizi izveidot, klasificēt un glabāt. Taču tikpat būtiski ir pārvaldīt arī dokumenta dzīves cikla noslēgumu.
Droša iznīcināšana nozīmē ne tikai sasmalcinātu papīru — svarīga ir arī kontrole pār dokumentu līdz iznīcināšanas brīdim, atbilstošas iznīcināšanas metodes izvēle un pārskatāma procesa dokumentēšana.
Kāpēc iznīcināšanas procesa dokumentēšanai ir nozīme?
Uzņēmumam var būt svarīgi ne tikai zināt, ka dokumenti ir fiziski iznīcināti, bet arī spēt apliecināt, ka process ir noticis.
Tas ir īpaši aktuāli organizācijās, kurās darbojas informācijas drošības, kvalitātes vadības, personas datu aizsardzības vai citas iekšējās kontroles procedūras.
Piemēram, pēc vairākiem mēnešiem vai audita laikā var rasties jautājums par to, kas noticis ar noteiktu iznīcināšanai atlasītu dokumentu kopumu. Dokumentēta procesa gadījumā organizācijai ir vieglāk pamatot veiktās darbības.
Vienlaikus svarīgi nejaukt pakalpojuma sniedzēja izsniegtu iznīcināšanas sertifikātu ar juridisku atļauju dokumentus iznīcināt. Konkrētajai organizācijai vispirms pašai jānodrošina, ka attiecīgos dokumentus drīkst iznīcināt.
Tas ir īpaši būtiski institūcijām Arhīvu likuma izpratnē. Spēkā esošais regulējums paredz tām konkrētus dokumentu izvērtēšanas un arhīvu pārvaldības pienākumus, savukārt kopš 2024. gada dokumentu un arhīvu pārvaldības kārtību regulē MK noteikumi Nr. 282.
Biežākie maldīgie priekšstati
“Ja dokuments vairs nav vajadzīgs, to drīkst iznīcināt.”
Ne vienmēr. Tas, ka dokuments vairs nav nepieciešams ikdienas darbā, nenozīmē, ka beidzies tā noteiktais glabāšanas termiņš vai nepastāv cits juridisks pamats tā saglabāšanai.
“Makulatūras konteiners ir tas pats, kas droša iznīcināšana.”
Nē. Šiem procesiem ir atšķirīgi primārie mērķi. Drošas iznīcināšanas uzdevums ir padarīt informāciju neatgriezeniski nepieejamu, savukārt pārstrādes uzdevums ir atgūt materiālu atkārtotai izmantošanai.
“Jo ilgāk dokumentus glabā, jo drošāk.”
Arī tas nav universāls princips. Personas datu gadījumā jāņem vērā GDPR glabāšanas ierobežojuma princips, savukārt citos gadījumos dokumentu ilgāku glabāšanu var prasīt normatīvie akti vai cits pamatots mērķis.
“Pēc sasmalcināšanas papīram vairs nav vērtības.”
Ne obligāti. Ja sasmalcinātais papīrs atbilst attiecīgajām pārstrādes prasībām, tas var nonākt otrreizējās pārstrādes apritē un kļūt par izejvielu turpmākai ražošanai.
Bet kas notiek ar digitālajiem datu nesējiem?
Dokumentu un informācijas dzīves cikls mūsdienās neaprobežojas tikai ar papīru.
Uzņēmumu informācija atrodas arī HDD un SSD diskos, USB zibatmiņās, optiskajos diskos, atmiņas kartēs un citos datu nesējos.
Pamatprincips ir līdzīgs: kad informācijas glabāšanai vairs nav pamata, ir jānodrošina, lai tā vairs nebūtu pieejama.
Taču tehniskais risinājums var būt pavisam cits. Faila izdzēšana vai ierīces formatēšana nav tas pats, kas datu nesēja fiziska iznīcināšana. Tādēļ informācijas izņemšanas metode jāizvēlas atbilstoši datu nesēja tehnoloģijai, informācijas sensitivitātei un organizācijas drošības prasībām.
Tas ir atsevišķs jautājums, kuru ir vērts aplūkot detalizētāk citā rakstā.
Biežāk uzdotie jautājumi
Vai visus dokumentus pēc glabāšanas termiņa beigām drīkst iznīcināt?
Ne automātiski. Jāizvērtē dokumenta veids, piemērojamais regulējums, glabāšanas termiņš, iespējamā arhīviskā vērtība un citi juridiskie vai praktiskie iemesli dokumenta saglabāšanai.
Vai papīra pārstrāde automātiski nozīmē drošu dokumentu iznīcināšanu?
Nē. Tie ir atšķirīgi procesi. Konfidenciālas informācijas gadījumā vispirms jānodrošina informācijas droša iznīcināšana un tikai pēc tam materiālu var nodot tālākai pārstrādei.
Kas notiek ar papīru pēc sasmalcināšanas?
Ja materiāls ir piemērots pārstrādei, tas var nonākt otrreizējās pārstrādes apritē. Papīra šķiedras tiek sagatavotas atkārtotai izmantošanai un var kalpot par izejvielu jauniem papīra vai kartona produktiem.
Vai GDPR nosaka vienu konkrētu personas datu glabāšanas termiņu?
Nē. GDPR neparedz vienu universālu termiņu visiem personas datiem. Regula paredz, ka identificējami personas dati nav glabājami ilgāk, nekā tas nepieciešams nolūkam, kuram tie tiek apstrādāti, vienlaikus ņemot vērā regulā paredzētos izņēmumus un citus piemērojamos juridiskos pienākumus.
Kāpēc nepieciešams dokumentēt iznīcināšanu?
Tas palīdz uzturēt pārskatāmu dokumentu dzīves ciklu un nepieciešamības gadījumā apliecināt, ka noteikts dokumentu kopums ir izņemts no aprites. Konkrētās dokumentēšanas prasības ir atkarīgas no organizācijas, dokumentiem un piemērojamā regulējuma.
Noslēgumā
Jautājums “Kas notiek ar dokumentiem pēc to iznīcināšanas?” ir plašāks, nekā sākotnēji varētu šķist.
Dokumenta dzīves cikls nebeidzas brīdī, kad tas tiek izņemts no arhīva. Vispirms jānoskaidro, vai dokumentu drīkst iznīcināt. Pēc tam jānodrošina, lai tajā ietvertā informācija tiktu neatgriezeniski izņemta no aprites. Savukārt pats papīrs pēc drošas iznīcināšanas var turpināt savu dzīves ciklu kā otrreizējai pārstrādei izmantojams materiāls.
Tādējādi dokumentu dzīves cikla noslēgumā savienojas trīs uzņēmumam nozīmīgas jomas: dokumentu pārvaldība, informācijas drošība un atbildīga resursu izmantošana.
Svarīgākais princips ir samērā vienkāršs: dokumentus nevajadzētu glabāt bez pamatotas nepieciešamības, taču tos nevajadzētu arī iznīcināt tikai tādēļ, ka tie vairs nav vajadzīgi ikdienas darbā.
Vispirms ir izvērtēšana. Tad — droša iznīcināšana. Un pēc tam materiāls var atgriezties apritē.
Saistītais raksts
Cik izmaksā nevajadzīgu dokumentu glabāšana uzņēmumā?
Izmantotie normatīvie akti un avoti
Arhīvu likums. (2010). Latvijas Republikas tiesību akti. Likumi.lv.
Eiropas Parlaments un Eiropas Savienības Padome. (2016). Eiropas Parlamenta un Padomes Regula (ES) 2016/679 (2016. gada 27. aprīlis) par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un par šādu datu brīvu apriti (Vispārīgā datu aizsardzības regula). Eiropas Savienības Oficiālais Vēstnesis, L 119, 1–88.
Ministru kabinets. (2024). Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi (Ministru kabineta noteikumi Nr. 282). Likumi.lv.
International Organization for Standardization. (2016). ISO 15489-1:2016 Information and documentation — Records management — Part 1: Concepts and principles. ISO.