Ваша корзина сейчас пуста
Уничтожение документов: от конфиденциальной информации до вторичного сырья
Время чтения: примерно 10 минут
На предприятиях уничтожение документов часто воспринимается как конец жизненного цикла документа. Бумага измельчается, информация становится нечитаемой, и кажется, что на этом процесс завершен.
Но на самом деле жизненный цикл документа несколько шире.
Перед уничтожением документа необходимо убедиться, разрешено ли его вообще уничтожать. Во время уничтожения должна быть обеспечена защита содержащейся в документе информации. В свою очередь, после безопасного уничтожения документа сама бумага может продолжить свой жизненный цикл уже совсем в иной роли — в качестве материала, используемого для вторичной переработки.
Поэтому уничтожение документов — это не просто способ освободить место в архиве. Это часть более широкого процесса управления документами и информацией, в котором пересекаются информационная безопасность, соблюдение нормативных требований и ответственное использование ресурсов.
В этой статье мы рассмотрим, что происходит с документами после их вывода из оборота, почему измельчение и переработка бумаги — это не одно и то же, и как продолжается жизненный цикл документа после того, как содержащаяся в нем информация становится больше не нужна.
Жизненный цикл документа не заканчивается архивацией
Жизненный цикл документа начинается в момент, когда документ создается или получается. Он используется в повседневной деятельности предприятия, систематизируется и хранится до тех пор, пока это необходимо для конкретной цели или предусмотрено применимыми требованиями.
Однако архивация не является автоматически последним этапом документа.
Наступает момент, когда нужно оценить дальнейшее хранение документа. Если документ по-прежнему имеет юридическое, административное, практическое или архивное значение, его хранение продолжается. В свою очередь, документы, у которых истек срок хранения и для сохранения которых больше нет иных оснований, в соответствии с применимым порядком могут быть отобраны для уничтожения.
В Законе об архивах уничтожение документа определяется как ненадлежащее уничтожение информации или ее носителя. Это очень точно характеризует суть процесса: цель уничтожения документов заключается не просто в уменьшении количества бумаги, а в том, чтобы информация больше не могла быть использована.
ИНФОГРАФИКА
Жизненный цикл документов
📝
Создание
➜
💼
Использование
➜
🗄️
Архивация
➜
🔎
Оценка срока
↓
✅
Турпина глабат
✂️
Мгновенное уничтожение
↓
♻️
Вторичная переработка
ФАКТС
Уничтожение документа — это не то же самое, что выбрасывание документа.
Целью уничтожения является необратимая ликвидация информации, содержащейся в документе, либо ее носителя.
Целью уничтожения является необратимая ликвидация информации, содержащейся в документе, либо ее носителя.
Что на самом деле происходит во время уничтожения документов?
В случае бумажных документов в основе безопасного уничтожения лежит физическое преобразование документа в такую форму, при которой содержащаяся в нем информация больше не пригодна для практического использования.
Чаще всего это достигается путем механического измельчения.
Однако с точки зрения информационной безопасности важны не только те несколько секунд, в течение которых документ проходит через шредер. Значение имеет весь процесс: хранение документов перед уничтожением, контроль доступа, перемещение документов, само уничтожение и документирование процесса.
В используемой Шредереей модели уничтожение документов происходит на территории клиента, а на сайте предприятия указан уровень безопасности DIN 66399 P-4, а также выдача сертификата после оказания услуги.
Тем не менее, независимо от выбранного поставщика услуг, принцип один: Конфиденциальная информация должна быть защищена до тех пор, пока она не будет должным образом уничтожена.
Почему документы нельзя просто выбросить в макулатуру?
Здесь важно разграничить два действия — уничтожение информации и переработка материала.
Помещение бумаги в контейнер для макулатуры само по себе не делает содержащуюся в документе информацию недоступной. Если документ попадает в контейнер в целом и читаемом виде, в нем по-прежнему содержатся те же персональные данные, финансовая информация, условия договора или коммерческая информация, которые были в нем до выбрасывания.
Поэтому в случае конфиденциальных документов правильный порядок обратный: сначала нужно исключить возможность использования информации, содержащейся в документе, и только потом материал может продолжать путь в переработку.
Этот принцип также важен при управлении персональными данными. GDPR устанавливает принцип ограничения хранения — персональные данные не должны храниться в форме, позволяющей идентифицировать субъекта данных, дольше, чем это необходимо для целей, для которых они обрабатываются, за исключением случаев, предусмотренных в регламенте. Это не означает, что любой документ должен автоматически уничтожаться по истечении определенного времени; в первую очередь необходимо также учитывать другие юридические обязательства и срок хранения, применимый к документу.
ПРАКТИЧЕСКИЙ ПРИМЕР
Во время ежегодной ревизии архива предприятие обнаруживает комплекс документов, установленный срок хранения которых истек и для дальнейшего сохранения которых нет иных оснований.
В документе содержатся данные бывших клиентов, информация о договорах и внутренняя информация компании.
Если бы эти папки просто бросили в контейнер для макулатуры, содержащаяся в них информация все еще была бы читаема. С другой стороны, если документы сначала должным образом уничтожаются и только после этого измельченный материал попадает в цикл переработки, обе цели процесса четко разграничены.
Сначала защита информации
→
затем повторное использование материала.
→
затем повторное использование материала.
Можно ли восстановить уничтоженный документ?
Это зависит от используемого метода уничтожения.
Если бумажный документ просто разорвать пополам или разрезать на несколько крупных частей, содержимое документа не всегда уничтожается безвозвратно. Фрагменты теоретически можно соединить, и часть информации может остаться читаемой.
Именно поэтому при уничтожении документов используются определенные степени секретности и методы измельчения. Чем чувствительнее информация, тем важнее выбрать подходящее для нее решение по уничтожению.
Кроме того, после физического измельчения путь бумаги может продолжиться. В процессе вторичной переработки бумага превращается в волокнистую массу и теряет физическую структуру исходного документа.
Что происходит с измельченной бумагой?
Здесь начинается та часть жизненного цикла документа, которая часто остается невидимой.
После безопасного уничтожения документов саму бумагу не всегда можно считать бесполезными отходами. Содержащаяся в документах информация уничтожена, но материал всё ещё может использоваться в качестве вторичного сырья.
Измельчённая бумага поступает в цикл вторичной переработки. В зависимости от качества материала, требований к сортировке и конкретной цепочки переработки он может быть подготовлен для дальнейшего использования бумажных волокон.
В процессе переработки бумага превращается в волокнистую массу, очищается от нежелательных для переработки примесей и подготавливается к повторному использованию. Полученные волокна в зависимости от их свойств и технологии конкретного переработчика могут использоваться в производстве новой бумажной и картонной продукции.
Здесь важен один нюанс: неверно утверждать, что уничтоженные документы конкретного предприятия всегда превращаются в какой-то определенный конечный продукт. Цепочки переработки, потоки материалов и технологии производства различаются.
Поэтому точнее говорить о возвращении материала в цикл вторичной переработки.
ИНФОГРАФИКА
Путь документа после уничтожения
📄
Документы
Носитель информации в обороте предприятия.
➜
✂️
Мгновенное уничтожение
Информация безвозвратно изымается из оборота.
➜
📦
Измельченная бумага
Материал больше не выполняет функцию документа.
➜
♻️
Цикл вторичной переработки
Бумага готовится к дальнейшей переработке.
➜
🔄
Вторичное сырье
Бумажные волокна можно использовать для производства новых материалов и изделий.
Уничтожение документов и экономика замкнутого цикла
Именно в этом пункте сходятся две изначально разные цели — информационная безопасность и повторное использование ресурсов.
С точки зрения информационной безопасности цель компании заключается в том, чтобы информация, для которой больше нет обоснованной необходимости находиться в обращении, не стала доступной посторонним лицам.
В свою очередь, с точки зрения рационального использования ресурсов нет необходимости уничтожать саму бумажную волокнистую массу только потому, что когда-то на ней содержалась конфиденциальная информация.
Поэтому эти два процесса могут следовать один за другим.
Сначала уничтожается информация. Затем используется материал.
Такой подход позволяет рассматривать конец жизненного цикла документа не просто как образование отходов, а как контролируемый переход от носителя информации к материалу, который можно вернуть в оборот.
💬
Комментарий эксперта
Жизненный цикл документа следует завершать так же тщательно, как и начинать его
В компаниях уделяется большое внимание тому, как правильно оформлять, классифицировать и хранить документы. Однако не менее важно управлять и завершающей стадией жизненного цикла документа.
Безопасное уничтожение — это не только измельчение бумаги: важно также контролировать состояние документов до момента их уничтожения, выбирать подходящие методы уничтожения и вести прозрачную документацию процесса.
Почему так важно документировать процесс уничтожения?
Для компании может быть важно не только знать, что документы были физически уничтожены, но и иметь возможность подтвердить, что этот процесс действительно состоялся.
Это особенно актуально для организаций, в которых действуют процедуры информационной безопасности, управления качеством, защиты персональных данных или другие процедуры внутреннего контроля.
Например, через несколько месяцев или в ходе аудита может возникнуть вопрос о том, что произошло с определенным набором документов, выбранных для уничтожения. В случае документированного процесса организации легче обосновать предпринятые действия.
В то же время важно не путать сертификат об уничтожении, выданный поставщиком услуг, с юридическим разрешением на уничтожение документов. Конкретная организация должна сначала самостоятельно убедиться, что соответствующие документы разрешено уничтожить.
Это особенно важно для учреждений в понимании Закона об архивах. Действующее законодательство предусматривает для них конкретные обязанности по оценке документов и управлению архивами, а с 2024 года порядок управления документами и архивами регулируется Постановлением Кабинета министров № 282.
Наиболее распространённые заблуждения
“Если документ больше не нужен, его можно уничтожить”.”
Не всегда. Тот факт, что документ больше не нужен в повседневной работе, не означает, что истек установленный срок его хранения или отсутствуют другие правовые основания для его сохранения.
“Контейнер для макулатуры — это то же самое, что и безопасное уничтожение.”
Нет. У этих процессов разные первичные цели. Задача безопасного уничтожения — сделать информацию необратимо недоступной, в то время как задача переработки — восстановить материал для повторного использования.
“Чем дольше хранятся документы, тем надежнее”.”
Это тоже не является универсальным принципом. В случае с персональными данными необходимо учитывать принцип ограничения срока хранения, закреплённый в GDPR, тогда как в других случаях более длительное хранение документов может быть обусловлено требованиями нормативных актов или иными обоснованными целями.
“После измельчения бумага теряет всякую ценность”.”
Не обязательно. Если измельчённая бумага соответствует соответствующим требованиям к переработке, она может попасть в цикл вторичной переработки и стать сырьём для дальнейшего производства.
Но что происходит с цифровыми носителями данных?
В наши дни жизненный цикл документов и информации не ограничивается только бумажными носителями.
Информация о компаниях также хранится на жестких и твердотельных дисках, USB-накопителях, оптических дисках, картах памяти и других носителях данных.
Основной принцип заключается в следующем: когда основания для хранения информации больше нет, необходимо обеспечить, чтобы она больше не была доступна.
Однако техническое решение может быть совершенно иным. Удаление файла или форматирование устройства — это не то же самое, что физическое уничтожение носителя данных. Поэтому метод извлечения информации следует выбирать с учетом технологии носителя данных, степени конфиденциальности информации и требований организации к безопасности.
Это отдельный вопрос, который стоит рассмотреть подробнее в другой статье.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли уничтожить все документы по истечении срока хранения?
Не автоматически. Необходимо оценить тип документа, применимое законодательство, срок хранения, возможную архивную ценность и другие юридические или практические причины для сохранения документа.
Означает ли переработка бумаги автоматически безопасное уничтожение документов?
Нет. Это разные процессы. В случае конфиденциальной информации сначала необходимо обеспечить безопасное уничтожение информации и только после этого материал можно передавать на дальнейшую переработку.
Что происходит с бумагой после измельчения?
Если материал пригоден для переработки, он может поступить в цикл вторичной переработки. Бумажные волокна подготавливаются к повторному использованию и могут служить сырьем для новых изделий из бумаги или картона.
Устанавливает ли GDPR один конкретный срок хранения персональных данных?
Нет. GDPR не предусматривает единого универсального срока хранения для всех персональных данных. Регламент устанавливает, что идентифицируемые персональные данные не должны храниться дольше, чем это необходимо для целей, для которых они обрабатываются, с учетом предусмотренных в регламенте исключений и других применимых юридических обязательств.
Зачем необходимо документировать уничтожение?
Это помогает поддерживать прозрачный жизненный цикл документов и при необходимости подтверждать, что определенный набор документов выведен из обращения. Конкретные требования к документированию зависят от организации, документов и применимого регулирования.
В заключение
Вопрос “Что происходит с документами после их уничтожения?” шире, чем может показаться на первый взгляд.
Жизненный цикл документа не заканчивается в тот момент, когда он извлекается из архива. Сначала нужно выяснить, можно ли уничтожить документ. Затем необходимо обеспечить, чтобы содержащаяся в нем информация была безвозвратно изъята из оборота. В свою очередь, сама бумага после безопасного уничтожения может продолжить свой жизненный цикл в качестве материала, пригодного для вторичной переработки.
Таким образом, на заключительном этапе жизненного цикла документа сливаются три важных для компании сферы: управление документами, информационная безопасность и ответственное использование ресурсов.
Главный принцип довольно прост: документы не следует хранить без веской необходимости, но и уничтожать их только потому, что они больше не нужны в повседневной работе, тоже не следует.
Сначала оценка. Затем — безопасное уничтожение. И после этого материал может вернуться в оборот.
Связанная статья
Сколько стоит хранение ненужных документов в компании?
Использованные нормативные акты и источники
Закон об архивах. (2010). Нормативно-правовые акты Республики Латвия. Likumi.lv.
Европейский парламент и Совет Европейского союза. (2016). Регламент Европейского парламента и Совета (ЕС) 2016/679 от 27 апреля 2016 года о защите физических лиц в отношении обработки персональных данных и о свободном движении таких данных (Общий регламент по защите данных). Официальный вестник Европейского союза, L 119, 1–88.
Кабинет министров. (2024). Правила управления документами и архивами (Правила Кабинета министров № 282). Likumi.lv.
Международная организация по стандартизации. (2016). ISO 15489-1:2016 Информация и документация. Управление документацией. Часть 1. Понятия и принципы. ИСО.