Jūsų krepšelis šiuo metu tuščias
Dokumentu iznīcināšana: No konfidenciālas informācijas līdz otrreizējai izejvielai
Skaitymo laikas: maždaug 10 minučių
Įmonėse dokumentų naikinimas dažnai suprantamas kaip dokumento gyvavimo ciklo pabaiga. Popierius sunaikinamas, informacija tampa neįskaitoma ir atrodo, kad tuo procesas baigiasi.
Tačiau iš tikrųjų dokumento gyvavimo ciklų pabaiga yra šiek tiek platesnė.
Prieš sunaikinant dokumentą, reikia įsitikinti, ar jį apskritai galima naikinti. Sunaikinimo metu turi būti užtikrinta dokumente esančios informacijos apsauga. Savo ruožtu po saugaus dokumento sunaikinimo pats popierius gali tęsti savo gyvavimo ciklas jau visai kitame vaidmenyje — kaip perdirbimui tinkama medžiaga.
Todėl dokumentų naikinimas nėra tik būdas atlaisvinti vietą archyve. Tai platesnio dokumentų ir informacijos valdymo proceso dalis, kurioje susitinka informacinis saugumas, norminių reikalavimų laikymasis ir atsakingas išteklių naudojimas.
Šiame straipsnyje aptarsime, kas su dokumentais vyksta juos išėmus apyvartos, kodėlsmulkinimas ir popieriaus perdirbimas nėra tas pats procesas ir kaip dokumento gyvavimo ciklas tęsiasi po to, kai jame esanti informacija tampa nebereikalinga.
Dokumentų gyvanklaidas nesibaigia archyvavimu
Dokumento gyvavimo ciklas prasideda tuo momentu, kai dokumentas yra sukuriamas arba gaunamas. Jis yra naudojamas kasdienėje įmonės veikloje, sisteminamas ir saugomas tiek laiko, kiek reikia konkrečiam tikslui arba kiek numato taikomi reikalavimai.
Tačiau archyvavimas nėra automatiškai paskutinis dokumento etapas.
Aizmirstiet, lūdzu, šo tekstu un tā vietā tulkojiet: Pienāk brīdis, kad jāizvērtē dokumenta turpmākā glabāšana. Ja dokumentam joprojām ir juridiska, administratīva, praktiska vai arhīviska nozīme, tā glabāšana turpinās. Savukārt dokumentus, kuriem glabāšanas termiņš ir beidzies un kuru saglabāšanai vairs nepastāv cits pamats, atbilstoši piemērojamajai kārtībai var atlasīt iznīcināšanai.
Archyvo įstatyme dokumento naikinimas apibrėžiamas kaip negrįžtamas informacijos ar jos laikmenos sunaikinimas. Tai labai tiksliai apibūdina proceso esmę: dokumentų naikinimo tikslas yra ne tiesiog sumažinti popieriaus kiekį, o pasiekti, kad informacija nebūtų besinaudojama.
INFOGRAFIKA
Dokumento gyvavimo ciklas
📝
Kūrimas
➜
💼
Naudojimas
➜
🗄️
Archyvavimas
➜
🔎
Termino izvērtavimas
↓
✅
Turpina glabāt
✂️
Saugi sunaikinimas
↓
♻️
Perdirbimas
FAKTAS
Dokumento sunaikinimas nėra tas pats, kas dokumento išmetimas.
Naikinimo tikslas yra negrįžtamai pašalinti dokumente esančią informaciją arba jos laikmeną.
Naikinimo tikslas yra negrįžtamai pašalinti dokumente esančią informaciją arba jos laikmeną.
Kas patiesībā notiek dokumentu iznīcināšanas laikā?
Popīra dokumentu gadījumā drošas iznīcināšanas pamatā ir dokumenta fiziska pārveidošana tādā formā, kurā sākotnēji ietvertā informācija vairs nav praktiski izmantojama.
Dažniausiai tai pasiekiama mechaniškai smulkinant.
Tačiau informacijos saugumo požiūriu svarbios yra ne tik kelios sekundės, per kurias dokumentas pereina per smulkinimo įrenginį. Reikšmė turi visam procesui – dokumentų saugojimui prieš sunaikinimą, prieigos kontrolei, dokumentų gabenimui, pačiam sunaikinimui ir proceso dokumentavimui.
„Schredereja“ naudotajame modelyje dokumentų naikinimas vyksta kliento teritorijoje, o įmonės interneto svetainėje nurodytas DIN 66399 P-4 saugumo lygis bei sertifikato išdavimas po paslaugos.
Tačiau nepriklausomai nuo pasirinkto paslaugų teikėjo, principas išlieka toks pat: Konfidenciali informacija turi būti apsaugota, kol ji bus tinkamai sunaikinta.
Kodėl dokumentų negalima tiesiog išmesti į makulatūrą?
Čia svarbu atskirti dvi veiklas — informacijos sunaikinimą ir medžiagų perdirbimą.
Popieriaus įdėjimas į makulatūros konteinerį savaip nepadaro dokumente esančios informacijos neprieinamos. Jei dokumentas į konteinerį patenka pilnutinės ir įskaitomos formos, jame vis tiek yra tie patys asmens duomenys, finansinė informacija, sutarties sąlygos ar komercinė informacija, kuri jame buvo prieš išmetant.
Todėl konfidencialių dokumentų atveju teisinga eiga yra priešinga: pirmiausia reikia pašalinti galimybę pasinaudoti dokumente esančia informacija ir tik po to medžiaga gali tęsti kelią perdirbimo cikle.
Šis principas yra svargus ir asmens duomenų tvarkymui. BDAR nustato saugojimo apribojimo principą – asmens duomenys identifikuojama forma neturi būti saugomi ilgiau, nei tai būtina tikslams, kuriais jie yra tvarkomi, išskyrus reglamente numatytus atvejus. Tai nereiškia, kad bet kuris dokumentas po tam tikro laiko turi būti automatiškai sunaikintas; pirmiausia reikia atsižvelgti ir į kitas teisines prievoles bei dokumentui taikomą saugojimo terminą.
PRAKTINIS PAVYZDYS
Atliekant kasmetinį archyvo patikrinimą, įmonė nustato dokumentų rinkinį, kurio nustatytas saugojimo terminas yra pasibaigęs ir kurio tolesniam saugojimui nėra kito pagrindo.
Dokumentuose yra buvusių klientų duomenys, sutartčių informacija ir įmonės vidinė informacija.
Jei šiuos aplankus tiesiog įmestumėte į popieriaus perdirbimo konteinerį, juose esanti informacija vis dar būtų įskaitoma. Kitaip tariant, jei dokumentai iš pradžių tinkamai sunaikinami ir tik po to susmulkinta medžiaga patenka į perdirbimo ciklą, abu proceso tikslai yra aiškiai atskirti.
Pirmiausia informacijos apsauga
→
po to medžiagos pakartotinis naudojimas.
→
po to medžiagos pakartotinis naudojimas.
Ar sasmalcinātu dokumentu iespējams atjaunot?
Tai priklauso nuo naudojamo šalinimo metodo.
Jei popierinį dokumentą tiesiog perplėšiate pusiau arba supjaustote į kelias dideles dalis, dokumento turinys ne visada yra negrįžtamai sunaikintas. Fragmentus teoriškai įmanoma sudėlioti, ir dalis informacijos gali išlikti įskaitoma.
Tieši tādēļ dokumentu iznīcināšanā izmanto noteiktas drošības pakāpes un sasmalcināšanas metodes. Jo sensitīvāka informācija, jo būtiskāk izvēlēties tai atbilstošu iznīcināšanas risinājumu.
Be to, po fizinio sukapojimo popieriaus kelias gali tęstis. Perdirbimo procese popierius paverčiamas plaušų mase ir praranda pradinio dokumento fizinę struktūrą.
Kas atsitinka su smulkintu popieriumi?
Čia prasideda dokumento gyvavimo ciklo dalis, kuri dažnai lieka nematoma.
Po saugaus dokumentų sunaikinimo pats popierius ne visada tampa beverte atlieka. Dokumente esanti informacija yra sunaikinta, tačiau medžiaga vis tiek gali būti naudojama kaip antrinė žaliava.
Smulkintas popierius perduodamas toliau į perdirbimo ciklą. Priklausomai nuo medžiagos kokybės, rūšiavimo reikalavimų ir konkrečios perdirbimo grandinės, jis gali būti paruoštas tolimesniam popieriaus pluošto naudojimui.
Perdirbimo procese popierius paverčiamas į plaušų masę, išvalomas nuo perdirbimui nepageidaujamų priemaišų ir paruošiamas pakartotiniam naudojimui. Gautus plaušus, priklausomai nuo jų savybių ir konkretaus perdirbėjo technologijos, galima naudoti naujų popieriaus ir kartono produktų gamyboje.
Čia svarbi viena niuansas: Nėra korektūros teigti, kad konkretaus įmonės sunaikinti dokumentai visada virsta kokiu nors konkrečiu galutiniu produktu.. Perdirbimo grandinės, medžiagų srautai ir gamybos technologijos skiriasi.
Todėl tiksliau yra kalbėti apie medžiagos grąžinimą į perdirbimo ciklą.
INFOGRAFIKA
Dokumentų kelias po sunaikinimo
📄
Dokumentas
Duomenų laikmena įmonės apyvartoje.
➜
✂️
Saugi sunaikinimas
Informacija yra negrįžtamai išimta iš apyvartos.
➜
📦
Smulkintas popierius
Medžiaga nebeatlieka dokumento funkcijos.
➜
♻️
Perdirbimo ciklas
Popierius ruošiamas perdirbimui.
➜
🔄
Antrinė žaliava
Popieriaus pluoštus galima panaudoti naujų medžiagų ir produktų gamyboje.
Dokumentų naikinimas ir žiedinė ekonomika
Tieši šajā punktā satiekas divi sākotnēji atšķirīgi mērķi — informācijas drošība un resursu atkārtota izmantošana.
Informacijos saugumo požiūriu įmonės tikslas yra pasiekti, kad informacija, kurios nebereikia naudoti, netaptų prieinama pašaliniams asmenims.
Savo ruožtu medžiagų tvarkymo požiūriu nėra būtinna sunaikinti pačios popieriaus pluošto vertės vien dėl to, kad jame kažkada buvo konfidencialios informacijos.
Todėl abi procesai gali sekti vienas po kito.
Pirmiausia sunaikinama informacija. Po to panaudojama medžiaga.
Šāds požiūris leidžia į dokumento gyvavimo ciklo pabaigą žiūrėti ne kaip į atliekų susidarymą, o kaip į kontroliuojamą perėjimą nuo informacijos laikmenos prie medžiagos, kurią galima grąžinti į apyvartą.
💬
EKSPERTO KOMENTARAS
Dokumento gyv užciklas turi būti baigtas taip pat rūpidin, kaip ir pradėtas
Įmonėse daug dėmesio skiriama tam, kaip dokumentus tinkamai sukurti, klasifikuoti ir saugoti. Tačiau ne mažiau svarbu yra valdyti ir dokumento gyvavimo ciklo pabaigą.
Saugus sunaikinimas reiškia ne tik susmulkintą popierių – taip pat svarbu dokumentų kontrolė iki sunaikinimo momento, tinkamų sunaikinimo metodų pasirinkimas ir skaidrus proceso dokumentavimas.
Kodėl sunaikinimo proceso dokumentavimas yra svarbus?
Įmonei gali būti svarbu ne tik žinoti, kad dokumentai yra fiziškai sunaikinti, bet ir gebėti įrodyti, kad procesas įvyko.
Tai ypač aktualu organizacijose, kuriose veikia informacijos saugumo, kokybės valdymo, asmens duomenų apsaugos ar kitos vidinės kontrolės procedūros.
Pavyzdžiui, po kelių mėnesių ar audito metu gali kilti klausimas apie tai, kas nutiko tam tikram sunaikinti atrinktam dokumentų rinkiniui. Dokumentuoto proceso atveju organizacijai lengviau pagrįsti atliktus veiksmus.
Vienlaikus svarīgi nejaukt pakalpojuma sniedzēja izsniegtu iznīcināšanas sertifikātu ar juridisku atļauju dokumentus iznīcināt. Konkrētajai organizācijai vispirms pašai jānodrošina, ka attiecīgos dokumentus drīkst iznīcināt.
Tai īpaši svarīgi institūcijām Arhīvu likuma izpratnē. Spēkā esošais regulējums paredz jām konkrētus dokumentu izvērtēšanas un arhīvu pārvaldības pienākumus, savukārt kopš 2024. gada dokumentu un arhīvu pārvaldības kārtību regulē MK noteikumi Nr. 282.
Dažniausios klaidingos nuomonės
“Ja dokuments vairs nav vajadzīgs, to drīkst iznīcināt.”
Ne vienmēr. Tas, ka dokuments vairs nav nepieciešams ikdienas darbā, nenozīmē, ka beidzies tā noteiktais glabāšanas termiņš vai nepastāv cits juridisks pamats tā saglabāšanai.
“Makulatūros konteineris yra tas pats, kas saugus sunaikinimas.”
Ne. Šie procesi turi skirtingus pirminius tikslus. Sunaikinimo saugiais būdais užduotis yra padaryti informaciją negrįžtamai neprieinama, o perdirbimo užduotis – atgauti medžiagą pakartotiniam naudojimui.
“Kuo ilgiau dokumentus saugai, tuo saugiau.”
Tai irgi nėra universalus principas. Asmens duomenų atveju reikia atsižvelgti į BDAR saugojimo apribojimo principą, tuo tarpu kitais atvejais ilgesnį dokumentų saugojimą gali reikalauti norminiai aktai ar kitas pagrįstas tikslas.
“Po susmulkinimo popierius nebeturi vertės.”
Nebūtina. Jei smulkintas popierius atitinka atitinkamus perdirbimo reikalavimus, jis gali patekti į perdirbimo ciklą ir tapti žaliava būsimai gamybai.
Bet kas darosi su skaitmeninėmis laikmenomis?
Dokumentų ir informacijos gyvavimo ciklas šiais laikais neapsiriboja vien tik popieriumi.
Įmonės informacija taip pat yra saugoma HDD ir SSD diskuose, USB atmintukuose, optiniuose diskuose, atminties kortelėse ir kitose laikmenose.
Pagrindinis principas yra panašus: kai informacijossaugojimui nebetenka pagrindo, reikia užtikrinti, kad ji nebūtų prieinama.
Tačiau techninis sprendimas gali būti visiškai kitoks. Failo ištrynimas arba įrenginio formatavimas nėra tas pats, kas fizinis duomenų nesikaupimo (duomenų nesėjo) sunaikinimas. Todėl informacijos pašalinimo metodą reikia pasirinkti atsižvelgiant į duomenų nesėjo technologiją, informacijos jautrumą ir organizacijos saugumo reikalavimus.
Tai atskiras klausimas, kurį verta detaliau panagrinėti kitame straipsnyje.
Dažniausiai užduodami klausimai
Ar visus dokumentus pēc glabāšanas termiņa beigām drīkst iznīcināt?
Ne automatiškai. Reikia įvertinti dokumento tipą, taikomą teisinį reguliavimą, saugojimo terminą, galimą archyvinę vertę ir kitas teisines ar praktines dokumento išsaugojimo priežastis.
Ar papīra pārstrāde automātiski nozīmē drošu dokumentu iznīcināšanu?
Ne. Tai yra skirtingi procesai. Konfidencialios informacijos atveju pirmiausia reikia užtikrinti saugų informacijos sunaikinimą ir tik po to medžiagą galima perduoti tolesniam perdirbimui.
Kas atsitinka su popieriumi po jo susmulkinimo?
Jei medžiaga tinkama perdirbti, ji gali patekti į perdirbimo ciklą. Popieriaus pluoštai paruošiami pakartotiniam naudojimui ir gali pasitarnauti kaip žaliava naujiems popieriaus ar kartono gaminiams.
Ar BDAR nosaka vieną konkretų asmens duomenų saugojimo terminą?
Ne. BDAR neparedz vieną universalų terminą visiems asmens duomenims. Reglamentas nustato, kad identifikuojami asmens duomenys neturi būti saugomi ilgiau, nei tai būtina tikslui, kuriam jie yra tvarkomi, kartu atsižvelgiant į reglamente numatytas išimtis ir kitas taikytinas teisines prievoles.
Kodėl reikia dokumentuoti sunaikinimą?
Tai padeda uzturēt skaidrą dokumentų gyvavimo ciklą ir prireikus patvirtinti, kad tam tikras dokumentų rinkinys buvo išimtas apyvartos. Konkrečios dokumentavimo taisyklės priklauso nuo organizacijos, dokumentų ir taikomo teisinio reguliavimo.
Baigiant
Klausimas “Kas nutinka su dokumentais po jų sunaikinimo?” yra platesnis, nekā sākotnēji galėtų atrodyti.
Dokumento dzīves cikls nebeidzas brīdī, kad tas tiek izņemts no arhīva. Vispirms jānoskaidro, vai dokumentu drīkst iznīcināt. Pēc tam jānodrošina, lai tajā ietvertā informācija tiktu neatgriezeniski izņemta no aprites. Savukārt pats papīrs pēc drošas iznīcināšanas var turpināt savu dzīves ciklu kā otrreizējai pārstrādei izmantojams materiāls.
Taip dokumentų gyvavimo ciklo pabaigoje susijungia sėkmingam verslui trys svarbios sritys: dokumentų valdymas, informacijos saugumas ir atsakingas išteklių naudojimas.
Svarīgākais princips ir samērā vienkāršs: dokumentus nevajadzētu glabāt bez pamatotas nepieciešamības, taču tos nevajadzētu arī iznīcināt tikai tādēļ, ka tie vairs nav vajadzīgi ikdienas darbā.
Pirmiausia yra įvertinimas. Tada – saugus sunaikinimas. Ir po to medžiaga gali grįžti į apyvartą.
Susijęs straipsnis
Kiek kainuoja nereikalingų dokumentų laikymas įmonėje?
Panaudoti normatīviniai aktai ir šaltiniai
Archyvų įstatymas. (2010). Latvijas Republikas tiesību akti. Likumi.lv.
Europos Parlamentas ir Europos Sąjungos Taryba. (2016). 2016 m. balandžio 27 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentas (ES) 2016/679 dėl fizinių asmenų apsaugos tvarkant asmens duomenis ir dėl laisvo tokių duomenų judėjimo (Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas). Europos Sąjungos oficialusis leidinys, L 119, 1–88.
Ministrų kabinetas. (2024). Dokumentų ir archyvų valdymo taisyklės (Ministrų kabineto taisyklės Nr. 282). Likumi.lv.
Tarptautinė standartizacijos organizacija. (2016). ISO 15489-1:2016 Informacija ir dokumentacija. Dokumentų valdymas. 1 dalis. Sąvokos ir principai. ISO.