Как правильно хранить и уничтожать документы?

Как правильно хранить и уничтожать документы?

Каждая компания, независимо от ее размера и отрасли, ежедневно обрабатывает значительный объем бумажной работы. Такие документы, как счета, контракты, акты приема-передачи и медицинские карты, содержат конфиденциальную информацию, хранение и обработка которой регулируется Общим положением о защите данных и Законом о защите персональных данных. Профессиональный поставщик услуг по уничтожению документов “Шрёдерер”.

Жизненный цикл документов. Как узнать, как долго хранить документы?

Жизненный цикл документа начинается с момента его создания или получения, продолжается хранением и заканчивается уничтожением. О последнем этапе часто забывают, но он несет в себе значительные риски. Компания, обрабатывающая персональные данные, обязана обеспечить их конфиденциальность и безопасность. Срок хранения каждого документа определяется законом. Например, трудовые договоры должны храниться в течение 10 лет после окончания трудовых отношений, а бухгалтерские документы - от 5 до 10 лет, в зависимости от их содержания. Чтобы избежать чрезмерного накопления документов и возможных ошибок, рекомендуется не реже одного раза в год пересматривать цепочку документов и оценивать, какие из них еще необходимо хранить, а какие можно смело уничтожить.

Последствия неправильного хранения документов

Неправильный документооборот может иметь серьезные последствия для компании. С юридической точки зрения, это может означать нарушение контрактов или нормативных требований, что может привести к штрафам или судебным разбирательствам. С точки зрения репутации такое поведение может подорвать доверие клиентов и деловых партнеров, особенно когда утечка информации становится достоянием общественности. В финансовом плане компании, возможно, придется нести расходы на восстановление данных, а также административные штрафы. В условиях конкуренции утечка или недостаточная защита конфиденциальной информации может оказаться в руках конкурентов и привести к убыткам. Поэтому документы, потерявшие практическую ценность или срок хранения которых истек, должны быть своевременно утилизированы в соответствии с установленными требованиями.

Некоторые рекомендации по хранению документов

Эффективный документооборот начинается с четко определенных процедур и линий ответственности в компании. Чтобы предотвратить утечку информации, важно не выносить документы из офиса без необходимости и не оставлять их в общественных местах. В крупных компаниях особенно важно определить, кто из сотрудников отвечает за документооборот, чтобы избежать хаоса и перекладывания ответственности. Рекомендуется структурировать документы таким образом, чтобы их можно было легко просматривать в повседневной работе, например, использовать визуальные маркеры, такие как стикеры разных цветов, для обозначения важности документов или срока их хранения. Конфиденциальные документы следует хранить в запирающихся шкафах, коробках или сейфах для защиты от несанкционированного доступа.

Для этого рекомендуется ввести трехуровневую классификацию документов:

1. Макулатура - без конфиденциальной информации (листовки, старые рекламные материалы);
2. Ежедневные документы - нечувствительные документы, необходимые для вашей работы и хранящиеся в четко маркированных папках;
3. Конфиденциальные документы - информация о сотрудниках, контракты и другие конфиденциальные данные, хранящиеся в безопасных местах с ограниченным доступом.

Чтобы еще больше упростить управление документами, компаниям рекомендуется разработать политику информационной безопасности - единую систему, определяющую порядок работы с документами, их хранения и утилизации на всех уровнях организации. Это поможет сформировать культуру ответственности, обеспечить соблюдение законов и нормативных актов и предотвратить непредвиденные риски безопасности. Следует также помнить, что безопасному уничтожению подлежат не только документы, но и другие носители, содержащие информацию: цифровые носители, макеты, багги-продукты и т. д.

Почему стоит выбрать профессиональное измельчение?

Многие компании до сих пор используют простые офисные уничтожители бумаги, но этот метод может оказаться недостаточно безопасным. Все мы видели в кино, как шредеры ленточного типа разрезают бумагу на узкие полоски, которые теоретически можно собрать, как пазл. Это создает серьезный риск утечки данных. Такой подход к уничтожению документов требует времени и внутренних ресурсов. Профессиональное шредерное уничтожение, напротив, обеспечивает высочайший уровень защиты данных. Документы измельчаются на частицы неправильной формы и размера и шредеруются в больших объемах. Поэтому восстановить их практически невозможно.

Кроме того, уничтожение документов в специальной машине прямо за дверью вашего офиса экономит время, сокращает количество людей, участвующих в документообороте, снижает административную нагрузку и гарантирует соблюдение закона.

“Шрёдерер” - это надежный партнер для уничтожения документов без предварительной подготовки. Это означает, что документы могут быть в папках, сшитых, скрепленных спиралью, скрепками или даже в пленке. Уничтожение происходит в оборудованной шредером машине, где измельченный материал помещается в закрытый контейнер, готовый к переработке. Этот вид утилизации, при котором материалы измельчаются на месте, не требует лишних перемещений. Это сокращает количество людей, вовлеченных в процесс документооборота, и позволяет визуально проверить факт уничтожения. “Шрёдерер” также предлагает уничтожение носителей информации (магнитных карт, дисков, кассет, видеокассет, печатей и т. д.). Компания также предоставляет услуги по уничтожению изношенной спецодежды, униформы, рекламных баннеров и других широкоформатных или нестандартных материалов, предотвращающих повторное использование фирменного стиля или брендинга компании. Кроме того, “Шрёдерер” предлагает вывоз макулатуры, облегчая избавление вашего офиса от накопившихся бумажных материалов. Для различных объемов и потребностей можно арендовать деревянные, металлические и пластиковые контейнеры.

Если вы хотите обеспечить безопасный оборот документов в своей компании, доверьте это профессионалам.