Kaip tinkamai saugoti ir sunaikinti dokumentus?

Kaip tinkamai saugoti ir sunaikinti dokumentus?

Kiekviena įmonė, nepriklausomai nuo jos dydžio ar pramonės šakos, kasdien tvarko daugybę dokumentų. Tokiuose dokumentuose, kaip antai sąskaitose faktūrose, sutartyse, perdavimo-priėmimo aktuose ir medicininiuose dokumentuose, yra konfidencialios informacijos, kurios saugojimą ir tvarkymą reglamentuoja Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas ir Asmens duomenų apsaugos įstatymas. Profesionalus dokumentų naikinimo paslaugų teikėjas “Schröderei”.

Dokumento gyvavimo ciklas. Kaip sužinoti, kiek laiko saugoti dokumentus?

Dokumento gyvavimo ciklas prasideda nuo jo sukūrimo arba gavimo, tęsiasi jo saugojimu ir baigiasi jo sunaikinimu. Dažnai pamirštamas paskutinis etapas, tačiau jis kelia didelę riziką. Asmens duomenis tvarkanti įmonė privalo užtikrinti jų konfidencialumą ir saugumą. Kiekvieno dokumento saugojimo trukmę nustato teisės aktai. Pavyzdžiui, darbo sutartys turi būti saugomos 10 metų nuo darbo santykių pabaigos, o apskaitos dokumentai - nuo 5 iki 10 metų, priklausomai nuo jų turinio. Siekiant išvengti pernelyg didelio dokumentų kaupimo ir galimų klaidų, rekomenduojama bent kartą per metus peržiūrėti dokumentų grandinę ir įvertinti, kuriuos dokumentus dar reikia saugoti, o kuriuos galima saugiai sunaikinti.

Netinkamo dokumentų saugojimo pasekmės

Netinkamas dokumentų valdymas gali turėti rimtų pasekmių įmonei. Teisiniu požiūriu tai gali reikšti, kad pažeidžiamos sutartys ar teisės aktų laikymasis, o tai gali lemti baudas ar teisinius veiksmus. Reputacijos požiūriu toks elgesys gali pakirsti klientų ir verslo partnerių pasitikėjimą, ypač kai informacijos nutekėjimas tampa viešas. Finansiniu požiūriu įmonei gali tekti padengti duomenų atkūrimo išlaidas ir administracines baudas. Konkurenciniu požiūriu nutekinta arba netinkamai apsaugota slapta informacija gali patekti į konkurentų rankas ir sukelti nuostolių. Todėl dokumentai, praradę praktinę vertę arba kurių galiojimo laikas pasibaigęs, turi būti sunaikinti laiku ir laikantis nustatytų reikalavimų.

Keletas rekomendacijų dėl dokumentų saugojimo

Veiksmingas dokumentų valdymas prasideda nuo aiškiai apibrėžtų procedūrų ir atsakomybės įmonėje. Siekiant išvengti informacijos nutekėjimo, svarbu, kad dokumentai nebūtų be reikalo išnešami iš biuro ir nepaliekami viešose vietose. Didesnėse įmonėse ypač svarbu nustatyti, kurie darbuotojai yra atsakingi už dokumentų judėjimą, kad būtų išvengta chaoso ir atsakomybės perdavimo. Patartina struktūrizuoti dokumentus taip, kad juos būtų lengva peržiūrėti kasdieniame darbe, pavyzdžiui, naudojant vaizdinius žymeklius, pavyzdžiui, skirtingų spalvų lipnius lapelius, nurodančius dokumentų svarbą arba jų galiojimo laiką. Konfidencialūs dokumentai turėtų būti saugomi rakinamose spintose, dėžėse ar seifuose, kad būtų apsaugoti nuo neteisėtos prieigos.

Šiuo tikslu rekomenduojama įvesti trijų lygių dokumentų klasifikaciją:

1. Popieriaus atliekos - jokios neskelbtinos informacijos (lankstinukai, sena reklaminė medžiaga);
2. Kasdieniai dokumentai - neskelbtini dokumentai, būtini jūsų darbui ir laikomi aiškiai paženklintuose aplankuose;
3. Konfidencialūs dokumentai - informacija apie darbuotojus, sutartys ir kiti slapti duomenys, saugomi saugiose, riboto naudojimo vietose.

Siekiant dar labiau supaprastinti dokumentų valdymą, įmonėms rekomenduojama parengti informacijos saugumo politiką - bendrą sistemą, kurioje būtų nustatyta, kaip dokumentai tvarkomi, saugomi ir naikinami visais organizacijos lygmenimis. Tai padeda formuoti atskaitomybės kultūrą, užtikrinti įstatymų ir kitų teisės aktų laikymąsi ir užkirsti kelią nenumatytai saugumo rizikai. Taip pat reikėtų nepamiršti, kad saugiai sunaikinti reikia ne tik dokumentus, bet ir kitas laikmenas su informacija: skaitmenines laikmenas, maketus, klaidų turinčius produktus ir pan.

Kodėl verta rinktis profesionalų smulkinimą?

Daugelis įmonių vis dar naudoja paprastus biuro popieriaus smulkintuvus, tačiau šis metodas gali būti nepakankamai saugus. Visi esame matę filmuose, kaip juostiniai smulkintuvai supjausto popierių į siauras juosteles, kurias teoriškai galima atkurti kaip dėlionę. Tai kelia rimtą duomenų nutekėjimo pavojų. Toks dokumentų naikinimo būdas reikalauja laiko ir vidinių išteklių. Kita vertus, profesionalus smulkinimas užtikrina aukščiausio lygio duomenų apsaugą. Dokumentai susmulkinami į netaisyklingos formos ir dydžio daleles ir susmulkinami dideliais kiekiais. Todėl jų praktiškai neįmanoma atkurti.

Be to, dokumentų smulkinimas specialioje mašinoje prie pat biuro durų taupo laiką, mažina žmonių, dalyvaujančių dokumentų sraute, skaičių, mažina administracinę naštą ir užtikrina atitiktį įstatymams.

“Schröderei” yra patikimas partneris naikinant dokumentus be išankstinio pasiruošimo. Tai reiškia, kad dokumentai gali būti sudėti į aplankus, susegti, susukti į spiralę, susegti ar net įsukti į plėvelę. Naikinimas vyksta smulkintuve įrengtame aparate, kuriame susmulkinta medžiaga patenka į uždarą konteinerį, paruoštą perdirbimui. Toks naikinimo būdas, kai medžiagos suskaidomos vietoje, nereikalauja nereikalingo judėjimo. Taip sumažinamas žmonių, dalyvaujančių dokumentų apyvartos procese, skaičius ir sudaromos sąlygos vizualiai patikrinti sunaikinimo faktą. “Schröderer” taip pat siūlo duomenų laikmenų (magnetinių kortelių, diskų, kasečių, vaizdo juostų, antspaudų ir t. t.) naikinimą. Įmonė taip pat teikia dėvėtų darbo drabužių, uniformų, reklaminių plakatų ir kitų didelio formato ar nestandartinių medžiagų naikinimo paslaugas, užkertant kelią pakartotiniam įmonės tapatybės ar prekės ženklo naudojimui. Be to, “Schröderei”siūlo makulatūros išvežimą, todėl lengviau atsikratysite biure susikaupusių popierinių medžiagų. Taip pat galima išsinuomoti medinius, metalinius ir plastikinius konteinerius, skirtus įvairiems kiekiams ir poreikiams.

Jei norite užtikrinti saugią dokumentų apyvartą įmonėje, patikėkite tai profesionalams.