Kā pareizi uzglabāt un iznīcināt dokumentus?

Kā pareizi uzglabāt un iznīcināt dokumentus?

Ikvienā uzņēmumā, neatkarīgi no tā lieluma vai nozares, ikdienā tiek apstrādāts ievērojams daudzums dokumentu. Tādi dokumenti, kā rēķini, līgumi, pieņemšanas nodošanas akti un medicīniskie izraksti satur sensitīvu informāciju, kuras uzglabāšanu un apstrādi regulē Vispārīgā datu aizsardzības regula un Fizisko personu datu aizsardzības likums. Kā šos dokumentus glabāt droši un iznīcināt korekti, skaidro profesionālais dokumentu iznīcināšanas pakalpojumu sniedzējs “Šrēdereja”.

Dokumenta dzīves cikls. Kā zināt, cik ilgi jātur dokumenti?

Dokumenta dzīves cikls sākas ar tā izveidi vai saņemšanu, turpinās ar glabāšanu un noslēdzas ar iznīcināšanu. Nereti tieši par pēdējo posmu tiek aizmirsts, tomēr tas slēpj būtiskus riskus. Uzņēmumam, kas apstrādā personas datus, ir pienākums nodrošināt to konfidencialitāti un drošību. Katra dokumenta glabāšanas ilgumu nosaka likums. Piemēram, darba līgumi jāglabā 10 gadus pēc darba attiecību beigām, bet grāmatvedības dokumenti atkarībā no to satura jāglabā 5 līdz 10 gadus. Lai izvairītos no pārmērīgas dokumentu uzkrāšanas un iespējamām kļūdām, ieteicams vismaz reizi gadā pārskatīt dokumentu apriti un izvērtēt, kuri dokumenti vēl jāglabā, bet kurus droši var iznīcināt.

Sekas nepareizai dokumentu glabāšanai

Nepareiza dokumentu pārvaldība uzņēmumam var radīt nopietnas sekas. Juridiski tas var nozīmēt pārkāpumus attiecībā uz līgumu izpildi vai normatīvo aktu ievērošanu, kas var novest pie sodiem vai tiesvedības. No reputācijas viedokļa, šāda rīcība var graut klientu un sadarbības partneru uzticību, jo īpaši gadījumos, kad informācijas noplūde kļūst publiska. Finansiāli uzņēmumam var nākties segt izdevumus datu atjaunošanai, kā arī samaksāt administratīvos sodus. Savukārt konkurētspējas kontekstā ir jārēķinās ar to, ka noplūdusi vai nepietiekami aizsargāta sensitīva informācija var nonākt konkurentu rīcībā un radīt zaudējumus. Tāpēc dokumenti, kuriem zudusi praktiskā nozīme vai kuriem beidzies glabāšanas termiņš, ir jāiznīcina savlaicīgi un atbilstoši noteiktajām prasībām.

Daži ieteikumi dokumentu glabāšanai

Efektīva dokumentu pārvaldība sākas ar skaidri definētu kārtību un atbildības sadalījumu uzņēmuma iekšienē. Lai novērstu informācijas noplūdi, ir būtiski nepieļaut dokumentu iznešanu no biroja bez vajadzības, kā arī tos neatstāt pieejamus publiskajās telpās. Lielākos uzņēmumos īpaši svarīgi ir noteikt, kuri darbinieki ir atbildīgi par dokumentu apriti, lai izvairītos no haosa un atbildības pārnešanas. Dokumentus ieteicams strukturēt tā, lai ikdienas darbā tos būtu viegli pārskatīt, piemēram, izmantojot vizuālos marķējumus kā dažādu krāsu līmlapiņas, kas norāda dokumentu nozīmīgumu vai to aprites laiku. Konfidenciāli dokumenti jāuzglabā slēdzamos skapjos, kastēs vai seifos, tādējādi nodrošinot aizsardzību pret nesankcionētu piekļuvi.

Šim nolūkam ieteicams ieviest dokumentu klasifikāciju trīs līmeņos:

1. Makulatūra – bez sensitīvas informācijas (bukleti, veci reklāmas materiāli);
2. Ikdienas dokumenti – neslepeni, bet darba procesā nepieciešami dokumenti, kas tiek glabāti mapēs ar skaidru marķējumu;
3. Konfidenciāli dokumenti – informācija par darbiniekiem, līgumi un citi jutīgi dati, kas tiek uzglabāti drošās, ierobežotas piekļuves vietās.

Lai vēl vairāk sakārtotu dokumentu apriti, uzņēmumam ieteicams izstrādāt informācijas drošības politiku – vienotu sistēmu, kas nosaka dokumentu apstrādes, glabāšanas un iznīcināšanas kārtību visos organizācijas līmeņos. Tas palīdz veidot atbildības kultūru, nodrošina atbilstību normatīvajiem aktiem un novērš neparedzētus drošības riskus. Tāpat jāatceras, ka droši jāiznīcina ne tikai dokumenti, bet arī citi informāciju saturoši nesēji: digitālie datu nesēji, maketi, produkti ar kļūdām u.c.

Kāpēc izvēlēties profesionālu šrēdēšanu?

Daudzi uzņēmumi joprojām izmanto vienkāršus biroja papīra smalcinātājus, taču šāda metode var nebūt pietiekami droša. Visi esam redzējuši kā filmās lentas tipa smalcinātāji papīru sagriež šaurās strēmelēs, kuras teorētiski iespējams atjaunot kā puzli. Tas rada nopietnu datu noplūdes risku. Šāda pieeja dokumentu iznīcināšanai prasa laiku un iekšējos resursus. Savukārt profesionāla šrēdēšana, nodrošina augstākā līmeņa datu aizsardzību. Dokumenti tiek samalti neregulāras formas un izmēra daļiņās, un samaisīti lielā apjomā. Tādēļ tos vairs praktiski nav iespējams atjaunot.

Turklāt, dokumentu iznīcināšana speciālā mašīnā turpat pie jūsu biroja durvīm, ļauj ietaupīt uzņēmuma darbinieku laiku, samazina dokumenta apritē iesaistīto cilvēku skaitu, samazina administratīvo slogu un garantē atbilstību normatīvajiem aktiem.

“Šrēdereja” ir uzticams partneris, kas nodrošina dokumentu iznīcināšanu bez iepriekšējas sagatavošanas. Tas nozīmē, ka dokumenti var atrasties mapēs, ar skavām, spirālēm, cauršūti vai pat plēvēs. Iznīcināšana notiek ar smalcinātāju aprīkotā mašīnā, kurā sagrieztais materiāls nonāk slēgtā konteinerā, gatavs otrreizējai pārstrādei. Šāda veida iznīcināšana, kur materiāli tiek sadalīti turpat uz vietas, netiek lieki pārvietoti. Tas samazina dokumentu aprites procesā iesaistīto cilvēku skaitu un dod iespēju vizuāli pārliecināties par to iznīcināšanu. “Šrēdereja” piedāvā arī datu nesēju (magnētiskās kartes, diski, kasetes, video kasetes, zīmogi u.tml.) iznīcināšanu. Uzņēmums nodrošina arī nolietota darba apģērba, formas tērpu, reklāmas baneru un citu lielformāta vai nestandarta materiālu iznīcināšanu, novēršot uzņēmuma identitātes vai zīmola atkārtotu izmantošanu. Papildus tam “Šrēdereja” piedāvā makulatūras izvešanu, atvieglojot biroja atbrīvošanu no uzkrātiem papīra materiāliem. Pieejama arī koka, metāla un plastmasas konteineru noma dažādiem apjomiem un vajadzībām.

Ja vēlies nodrošināt drošu dokumentu apriti savā uzņēmumā, uztici to profesionāļiem.