Kuidas dokumente õigesti säilitada ja hävitada?

Kuidas dokumente õigesti säilitada ja hävitada?

Iga ettevõte, olenemata selle suurusest või tööstusharust, tegeleb igapäevaselt märkimisväärse hulga paberitööga. Sellised dokumendid nagu arved, lepingud, üleandmistunnistused ja meditsiinilised dokumendid sisaldavad tundlikku teavet, mille säilitamist ja töötlemist reguleerivad isikuandmete kaitse üldmäärus ja isikuandmete kaitse seadus. Professionaalne dokumentide hävitamise teenusepakkuja “Schröderei”.

Dokumendi elutsükkel. Kuidas ma tean, kui kaua ma pean dokumente säilitama?

Dokumendi elutsükkel algab selle loomisest või kättesaamisest, jätkub selle säilitamisega ja lõpeb selle hävitamisega. Sageli unustatakse just viimane etapp, kuid sellega kaasnevad märkimisväärsed riskid. Isikuandmeid töötleval ettevõttel on kohustus tagada nende konfidentsiaalsus ja turvalisus. Iga dokumendi säilitamise aeg on seadusega kindlaks määratud. Näiteks töölepinguid tuleb säilitada 10 aastat pärast töösuhte lõppemist, raamatupidamisdokumente aga 5-10 aastat, sõltuvalt nende sisust. Dokumentide liigse kuhjumise ja võimalike vigade vältimiseks on soovitatav vähemalt kord aastas dokumendiahelat üle vaadata ja hinnata, milliseid dokumente on veel vaja säilitada ja millised võib ohutult hävitada.

Dokumentide ebaõige säilitamise tagajärjed

Ebakorrektsel dokumendihaldusel võivad olla ettevõtte jaoks tõsised tagajärjed. Juriidiliselt võib see tähendada lepingute või õigusnormide rikkumist, mis võib kaasa tuua trahve või kohtumenetlusi. Maine seisukohalt võib selline käitumine õõnestada klientide ja äripartnerite usaldust, eriti kui teabevoolavus avalikustatakse. Rahaliselt võib ettevõte olla sunnitud kandma nii andmete taastamise kui ka haldustrahvide kulusid. Konkurentsi kontekstis võib lekkinud või ebapiisavalt kaitstud tundlik teave sattuda konkurentide kätte ja põhjustada kahju. Seetõttu tuleb dokumendid, mis on kaotanud oma praktilise väärtuse või mille kehtivusaeg on lõppenud, hävitada õigeaegselt ja vastavalt kehtestatud nõuetele.

Mõned soovitused dokumentide säilitamiseks

Tõhus dokumendihaldus algab selgelt määratletud menetlustest ja vastutusaladest ettevõttes. Teabe lekkimise vältimiseks on oluline, et dokumente ei viidaks asjatult kontorist välja ja et neid ei jäetaks avalikku ruumi. Suuremates ettevõtetes on eriti oluline määrata kindlaks, millised töötajad vastutavad dokumentide ringluse eest, et vältida kaost ja vastutuse ülekandmist. Soovitatav on struktureerida dokumendid nii, et neid oleks võimalik igapäevatöös hõlpsasti üle vaadata, näiteks kasutades visuaalseid märgiseid, näiteks eri värvi kleepse, mis tähistavad dokumentide tähtsust või nende kasutusiga. Konfidentsiaalseid dokumente tuleks hoida lukustatavates kappides, kastides või seifides, et kaitsta neid volitamata juurdepääsu eest.

Selleks on soovitatav kehtestada dokumentide kolmetasandiline liigitus:

1. Vanapaber - mitte tundlik teave (voldikud, vanad reklaammaterjalid);
2. Igapäevased dokumendid - mittetundlikud dokumendid, mis on teie tööks vajalikud ja mida hoitakse selgelt märgistatud kaustades;
3. Konfidentsiaalsed dokumendid - töötajate andmed, lepingud ja muud tundlikud andmed, mida hoitakse turvalistes, piiratud kohtades.

Dokumendihalduse tõhustamiseks on soovitatav, et ettevõtted töötaksid välja infoturbepoliitika - ühtse raamistiku, milles sätestatakse, kuidas dokumente käsitletakse, säilitatakse ja hävitatakse organisatsiooni kõigil tasanditel. See aitab luua vastutuskultuuri, tagada seaduste ja määruste järgimise ning ennetada ettenägematuid turvariske. Samuti tuleb meeles pidada, et turvaliselt hävitada tuleb mitte ainult dokumendid, vaid ka muud teavet sisaldavad andmekandjad: digitaalsed andmekandjad, maketid, vigased tooted jne.

Miks valida professionaalne purustamine?

Paljud ettevõtted kasutavad endiselt lihtsaid kontoripaberi purustusseadmeid, kuid see meetod ei pruugi olla piisavalt turvaline. Me kõik oleme filmides näinud, kuidas lint-tüüpi purustid lõikavad paberi kitsasteks ribadeks, mida saab teoreetiliselt nagu mosaiikpaberit uuesti kokku panna. See kujutab endast tõsist andmete lekkimise ohtu. Selline lähenemine dokumentide hävitamisele võtab aega ja sisemisi ressursse. Professionaalne purustamine tagab seevastu kõrgeima andmekaitse taseme. Dokumendid peenestatakse ebakorrapärase kujuga ja suurusega osakesteks ning hakitakse suurtes kogustes. Seetõttu on neid praktiliselt võimatu taastada.

Lisaks sellele säästab dokumentide purustamine spetsiaalses masinas otse teie kontori ukse taga aega, vähendab dokumenditööga seotud inimeste arvu, vähendab halduskoormust ja tagab seaduste järgimise.

“Schröderei” on usaldusväärne partner dokumentide hävitamiseks ilma eelneva ettevalmistuseta. See tähendab, et dokumendid võivad olla mappides, klammerdatud, spiraalköites, klammerdatud või isegi kilega. Hävitamine toimub purustiga varustatud masinas, kus purustatud materjal pannakse suletud konteinerisse, mis on valmis taaskasutamiseks. Selline hävitamine, mille puhul materjalid purustatakse kohapeal, ei too kaasa tarbetut liikumist. See vähendab dokumentide ringlusse kaasatud inimeste arvu ja võimaldab hävitamist visuaalselt kontrollida. “Schröderer pakub ka andmekandjate (magnetkaardid, kettad, kassetid, videolindid, templid jne) hävitamist. Ettevõte pakub ka kulunud töörõivaste, vormiriietuse, reklaambännerite ja muude suuremõõtmeliste või mittestandardsete materjalide hävitamist, mis takistab ettevõtte identiteedi või kaubamärgi taaskasutamist. Lisaks sellele ”Schröderei”pakub vanapaberi äravedu, mis lihtsustab teie kontori vabastamist kogunenud paberimaterjalidest. Erinevate mahtude ja vajaduste jaoks on võimalik rentida ka puidust, metallist ja plastist konteinereid.

Kui soovite tagada dokumentide turvalise ringluse oma ettevõttes, jätke see professionaalide hooleks.